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2 Gestionnaires des Heures de Cours Complémentaires (HCC) h/f

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : TALENCE
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 21/07/2020
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Missions de la composante
Le pôle RHDS a pour objectif au delà des missions classiques de gestion des personnels de proposer un modèle innovant qui répond aux engagements exprimés lors de la création de l'Université de Bordeaux au 1er janvier 2014, à savoir porter et contribuer à une politique de ressources humaines qui intègre tous les aspects de l'environnement au travail pour mieux répondre aux situations individuelles et aux enjeux de solidarité afin d'assurer des parcours professionnels de qualité dans l'intérêt de l'établissement et des missions exercées.

Missions liées au poste
Placé sous l'autorité de la Chef du bureau de gestion des heures de cours complémentaires, le gestionnaire assure la gestion administrative et financière des heures de cours complémentaires des enseignants, enseignants-chercheurs et des vacataires d'enseignement de l'Université de Bordeaux.


A ce titre, il assume 5 grandes missions :
- la gestion intégrée des vacataires d'enseignement,
- la gestion des recrutements des vacataires,
- la gestion des services des personnels,
- la mise en paiement des HCC des enseignants statutaires,
- le développement qualitatif des ressources humaines et des missions générales.

Contexte et environnement de travail
Le gestionnaire RH travaille en gestion intégrée (gestion administrative et financière) dans le respect des procédures.
Le gestionnaire RH est en lien avec les structures de l'Université : Pôle RHDS, collèges, école, instituts...

Poste

Missions :

2 postes en CDD à pourvoir  :  Un contrat de 6 mois et demi et un contrat d'un an.

Activités principales :

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Préparer les éléments pour la mise en oeuvre de la paye
- Participer à la mise en oeuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines

Activités secondaires :

- Organiser le recrutement des enseignants vacataires (vérification des conditions de recrutement, examen de la recevabilité du dossier) dans l'application e-vacataires en lien avec les composantes et les collèges
- Assurer la gestion administrative et financière des vacataires d'enseignement
- Gérer les données personnelles des vacataires d'enseignement (création des dossiers, recueil des changements ayant
un impact sur la paie)
- Procéder à l'analyse des profils professionnels des intervenants
- Contrôler et saisir les informations dans le SIRH (MANGUE et WINPAIE)
- S'assurer de la remontée a posteriori des informations dans MANGUE, puis dans l'application SGSE et valider la recrutabilité pour les vacataires d'enseignement dans eVacataires
- Recueillir des états de service, analyser et vérifier le nombre d'heures d'enseignement réalisées en cohérence avec le service prévisionnel
- Saisir dans SGSE les réductions de service des enseignants (congé maladie, congé maternité, congé paternité)
- Insérer les pièces administratives dans les dossiers des personnels
- Gérer les services des personnels
- Editer ou élaborer la fiche de mise en paiement
- Mettre en paiement les heures de cours complémentaires des enseignants statutaires et des vacataires d'enseignement
- Saisir les éléments variables
- Assurer la paie
- Enregistrer les coordonnées des employeurs principaux des vacataires d'enseignement fonctionnaires dans WINPAIE
pour assurer la déclaration de la RAFP
- Préparer les pièces justificatives pour la Direction des Services Comptables et contrôler la saisie (auto-contrôle et contrôle croisé entre gestionnaires)
- Contrôler et saisir les lignes budgétaires dans GRH retour paye pour le déversement des éléments heures complémentaires des enseignants statutaires et des vacataires d'enseignement
- Assurer l'accueil et l'information des agents temporaires vacataires et des chargés d'enseignement vacataires
- Veiller à la qualité des actes de gestion produits par des auto-contrôles
- Veiller à la fiabilité des données saisies dans le SIRH
- Respecter les multiples calendriers (SGSE, paie, déversement...)

Autres activités secondaires :

- Répondre aux diverses sollicitations des autres services (compléter les tableaux de liaison de la Direction des Services
Comptables lors du contrôle de la paie...)
- Remplir des attestations, notamment du Pôle emploi et de l'IRCANTEC
- Saisir les vacataires d'enseignement conventionnés ou bénévoles dans SGSE
- Traiter les procédures exceptionnelles hors SGSE des enseignants statutaires et vacataires des années antérieures
- Travailler en collaboration avec les différents partenaires : Collèges, UF, école, instituts...
- Rédiger des courriers et courriels administratifs
- Assurer le développement qualitatif RH
- Assurer une veille juridique
- Diffuser l'information relative aux procédures de gestion
- Participer à l'élaboration de fiches de procédure
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Mettre en paiement les conférenciers occasionnels et exceptionnels
- Participer aux travaux liés à l'organisation des diverses élections de l'université

 

Profil

Diplôme(s) exigé(s) et/niveau de qualification : -

- Pour le concours externe d'adjoint administrative pour un diplôme de niveau V
- Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative

Savoirs :

1 - Techniques de communication
2 - Techniques d'élaboration de documents
3 - Techniques d'accueil téléphonique et physique
4 - Environnement et réseaux professionnels
5 - Culture internet

Savoir-faire :

1 - Travailler en équipe
2 - Savoir rendre compte
3 - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
4 - Rédiger des rapports ou des documents
5 - Accueillir les populations concernées
6 - Enregistrer et classer les documents
7 - Utiliser les outils bureautiques
8 - Accueillir et prendre des messages
9 - Appliquer les dispositions réglementaires
10 - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

1 - Sens relationnel
2 - Sens de l'organisation
3 - Réactivité

Autres :

- Etre à l'écoute et disponible
- Faire preuve de loyauté et de discrétion
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Faire preuve d'organisation, de méthode et de rigueur
- Connaître la réglementation et les statuts des personnels gérés
- Maîtriser les logiciels du SIRH (MANGUE, SGSE, WINPAIE, HAMAC, eVacataires)
- Maîtriser l'utilisation de l'outil GRH retour paye
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier en tenant compte des contraintes et des échéances
- Respecter les procédures
- Savoir s'adapter aux évolutions règlementaires et techniques
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines

 

Informations
employeur

CV et Lettre de motivation à envoyer jusqu'au 19/08/2020

Rémunération : 1539.49 € bruts mensuels en fonction de la grille en vigueur