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Secrétaire - vaguemestre (h/f)

ANNEMASSE AGGLO  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : VILLE LA GRAND
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 27/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

La Direction de l’Eau et de l’Assainissement garantit l’accès à une eau potable de qualité et en quantité. Elle assure le traitement et la gestion des eaux usées via son réseau d’assainissement.

Le service Qualité Relation à l’Usager assure la gestion de la relation à l’usager dont les réclamations, la mise en place et  le suivi de procédures qualité au sein de la direction de l’eau et l’assainissement. Il assure la gestion des stocks du magasin en coordination avec les autres services de la direction.

Poste

Missions :

Assistante administrative aux responsables des services de la Maison de l’Eau 

  • Processus courrier : utiliser le logiciel Maarch. suivi des A/R, suivi des seconds envois des courriers avec délai réglementaire, suivi des NPAI, enregistrement dans le logiciel E-GEE de certains courriers, archivage
  • Assurer la prise de notes, la rédaction, la relecture et la correction des documents du service (courriers, compte rendu, note, etc.)
  • Enregistrements des courriers réclamations usager dans E-GEE, veiller au suivi du traitement des réclamations
  • Saisir les heures supplémentaires sur Kélio, après validation des chefs de service 
  • Assurer le suivi des véhicules (contrôles techniques, réparations…) 
  • Planifier et suivre les formations obligatoires (sécurité, caces, SST, moulage oreilles, etc…) en lien avec les responsables de services et le service Formation prévention santé et conditions de travail
  • Assurer la mise à jour des procédures de travail et des indicateurs du service

 

Tâches spécifiques au Service Exploitation

  • Gérer complètement le traitement des DT-DICT « déclarant » : vérifier la boite mail, imprimer les réponses, les classer, assurer le suivi, effectuer les relances.
  • Imprimer les réponses de la boite mail alertes DICT concernant les demandes des entreprises
  • Réaliser des bons de commandes «CIRIL» dans le cadre des marchés ou hors marchés
  • Pour certains marchés : faire les bons de commandes sur Marco WEB
  • Assurer un reporting régulier au responsable du service Qualité Relation à l’Usager

 

Gestion de l’accueil physique et téléphonique pour les services de la Maison de l’Eau (environ ½ journée par semaine)

  • Orienter précisément les usagers vers les techniciens en charge lorsque cela s’avère nécessaire, sinon les renseigner avec les éléments à disposition sous le logiciel EGEE et le document « accueil téléphonique »
  • Prendre les rendez-vous pour les interventions plombier et
  • Assurer le suivi sous le logiciel EGEE de différents types d’évènements à l’aide du module des affaires : contacts mail ou téléphoniques, interventions …
  • Effectuer l’enregistrement  du nombre et du type d’appel
  • Gérer la boite mail Accueil MDE et en assurer le suivi et la traçabilité des réponses

 

Vaguemestre / coursier des services de la Maison de l’Eau et du Parc Automobile

  • Acheminer le courrier des services de la Maison de l’eau et du Parc Auto depuis et vers le siège d’Annemasse-Agglo (4j/sem)
  • Gérer la boîte aux lettres du site de la Maison de l’Eau
  • Récupérer les commandes de petits matériels techniques chez les fournisseurs à proximité
  • Récupérer les fournitures tisanerie à l’Hôtel d’Agglomération si besoin

UN AUDIT EST EN COURS DANS LE SERVICE. LES MISSIONS DE CE POSTE SONT AMENEES A EVOLUER.

Profil

  • Bac+2  dans le domaine administratif
  • Expérience similaire souhaitée
  • Permis B Obligatoire
  • Connaitre les bases de la gestion des services de la Direction de l’Eau et de l’Assainissement
  • Connaître la réglementation relative aux Déclarations d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) et Demandes de Travaux (DT)
  • Maîtriser les procédures relatives aux DICT et DT
  • Connaître les règles, les procédures et les techniques de base de l’archivage (papier et numérique)
  • Connaitre les techniques et outils de gestion administrative
  • Connaitre les techniques et outils de communication
  • Maîtrise de l’outil informatique (Suite office, EGEE, SIG, ATAL, CIRIL, MARCO WEB)

Organisation de travail :

Travail sur 5 jours, 39h, 32 jours de congés annuels, 14 jours RTT,

 

Les petits plus (sous certaines conditions en fonction du contrat et de l’ancienneté) :

Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement), Participation d’Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents (sous conditions d’ancienneté), comité d’entreprise : le CNAS (Comité National d’Action Sociale, sous conditions d’ancienneté).