Secrétaire de direction de l'UFR de Chimie F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

Présentation de la Direction :

L'UFR de Chimie est l'un des centres d'expertise les plus importants en France dans le domaine de la Chimie. Elle compte actuellement 14 laboratoires de recherche, représentant environ 350 enseignants-chercheurs permanents et non permanents, 150 chercheurs à plein temps et plus de 250 personnels techniques et administratifs. Ces 14 laboratoires sont structurés dans 4 fédérations centrées sur la chimie moléculaire, la chimie des matériaux, la chimie physique et théorique et la physico-chimie analytique et biologique.

Les membres de l'UFR de Chimie interviennent à tous les niveaux de la formation universitaire du L1 au doctorat en formation généraliste ou plus spécialisée. De par sa taille, l'UFR de Chimie permet aux départements de Licence et de Master de couvrir presque tous les champs disciplinaires faisant intervenir la chimie. Les formations dispensées, le sont principalement au cœur du métier de chimiste mais également à l'interface avec d'autres matières telles que la physique ou la biologie.

Présentation du service :

La direction de l’UFR et ses bureaux sont composés de 13 personnes qui concourent à l’action collective de l’ensemble des laboratoires et services qui structurent cette UFR.

La personne apporte un appui administratif, financier et logistique à l’ensemble de la communauté des chimistes.

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie
4 place Jussieu, 75005 Paris

Fonctions : Secrétaire de direction de l’UFR de Chimie
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP: J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD jusqu’au 31 août 2026).

Mission :

Le technicien ou la technicienne assure des fonctions polyvalentes d’assistance administrative technique et logistique de la direction de l’UFR dans le respect des procédures et des règles.

Activités principales :

• Saisir, mettre à jour des documents divers; les reproduire, et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Participer et organiser les opérations de communication : contenu et mise en forme de newsletter
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
• Classer et archiver les documents et les informations
• Gestion des HDR soutenues
• Gestion de planning d’occupation de salles de réunion
• Gérer et alimenter le site web institutionnel
• Gérer l’écran dynamique d’actualités de l’UFR
• Renseigner et alimenter des bases de données diverses utiles pour la Direction et la Responsable administrative

Encadrement: Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de l’université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir des documents de présentation
• Maîtriser les outils bureautiques classiques et de gestion de site web
• Capacité à interagir avec les laboratoires et l’environnement professionnel
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Savoir-faire :

• Connaître l’organisation de la structure d’affectation
• Utiliser des logiciels de communication (site web)
• Planifier son travail
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
•  Polyvalence et capacité d’adaptation