Responsable du pôle Technico Administratif de la Direction Bâtiment Logistique F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) : Direction Bâtiment Logistique (DBL) / Pôle Gestion de l’Exploitation & de la Maintenance (PGEM) / Service Gestion Patrimoine & Maintenance (SGPM)

Présentation de la Direction :

La direction des bâtiments et de la logistique de la Faculté des Lettres (DBL), sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec le doyen, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques.

Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines. Elle assure la nécessaire coordination avec les responsables de site.

La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.

Présentation du pôle Technico Administratif :

Le Pôle Technico Administratif (PTA) assure le pilotage administratif & financier de la DBL. Il est chargé du traitement des commandes, des factures et du suivi du budget dépenses / recettes. Le recrutement en cours vise a faire évoluer le PTA vers des missions plus administratives, en lien avec tous les services de la DBL.

Localisation principale du poste : 

Sorbonne – 1, Rue Victor Cousin, 75005 PARIS – Escalier G niveau K

Fonctions : Responsable du pôle Technico Administratif de la Direction Bâtiment Logistique

Emploi-type :   J2E52 - Chargé-e de la gestion financière et comptable

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’études (IGE)

BAP : J

Mission :

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur des bâtiments et de la logistique, le/la responsable du pôle technico administratif :

• Assure le pilotage et le management des agents du pôle (2 agents catégorie B) ;
• Gère financièrement les crédits délégués à l’ensemble de la DBL (9 M€ en fonctionnement / Investissement) ;
• Assure la parfaite exécution budgétaire dans le respect du code des finances publique et du code des marchés publics
• Pilote l’activité administrative de la DBL et notamment le suivi opérationnel des conventions et participe à la mise à jour de ces dernières
• Pilote l’activité du Club (Espace de restauration Interne – 2 agents A & C) d’un point de vue administratif et financier

Activités principales :

• Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur l’ensemble d’un domaine de la gestion financière et/ou comptable
• Contrôler la conformité des conventions
• Contribuer à l’élaboration du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses
• Attribuer les crédits budgétaires affectés aux marchés et contrats de maintenance / entretien / travaux
• Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l’établissement
• Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
• Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)
• Piloter les activités et rendre compte à l’aide de tableaux de bord (reporting)
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l’évolution de la législation et de ses conséquences
• Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
• Établir, à partir du système d’information de l’établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
• Participer à l’élaboration du processus de dialogue budgétaire
• Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d’achat
• Animer et encadrer une équipe au sein de la Direction

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui / 1 agent catégorie A / 2 agents Catégorie B / 1 agent catégorie C

Conditions particulières d'exercice :

• Horaires de travail : 8H30 12h00 / 13h30-17h30 du Lundi au vendredi
• Télétravail possible après les 3 premiers mois suivant la prise de fonction (Maximum 2 jour

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Droit public
• Droit des contrats
• Finances publiques
• Règles et techniques de la comptabilité
• Comptabilité analytique
• Systèmes d’information budgétaires et financiers
• Environnement et réseaux professionnels

Savoir-faire :

• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Exécuter la dépense et la recette
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Encadrer / Animer une équipe

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité
• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité

Diplôme requis :

• DUT, BTS, Licence en lien avec le poste et les missions
• Domaine de formation souhaité : finance, comptabilité, droit, gestion