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Responsable du pôle administratif du Département des Ressources (f/h)

EPT EST ENSEMBLE  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 24/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Au cœur du Grand Paris, Est Ensemble, groupement de 9 villes de 406 000 habitants, 1300 agents, exerçant 10 compétences de service public,

Poste

Missions :

une.un responsable du pôle administratif du Département des Ressources (f/h)

 

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B)

 

 

Pourquoi postuler ? Les atouts du poste : Est Ensemble est une collectivité dynamique, engagée sur les questions de développement durable, d’attractivité du territoire et de qualité du service rendu aux usagers. Comme responsable du pôle administratif au sein du Département des Ressources, vous participez à cette dynamique en pilotant et animant un collectif de 3 assistant(e)s, et en accompagnant la Directrice Générale Adjointe et les 5 directions (Direction des Affaires Juridiques, Direction des Finances, Direction des Bâtiments, Direction de la Relation des Usagers et de la Logistique et Direction des Systèmes d’Information). Vous aurez ainsi l’occasion de connaître de sujets riches et diversifiés à travers :

 

 

Environnement de travail : Au sein du département Ressources, vous travailler auprès de la DGA (vous êtes placé(e) sous sa responsabilité hiérarchique) et des 5 Directeurs. Vous collaborez étroitement avec l’ensemble des équipes du DRESS mais aussi avec les assistantes de direction du DGS, du Président/cabinet, et des deux autres DGA. Vous animez et encadrez une équipe de 3 assistant(e)s (catégorie C).

 

Missions :

- Encadrement et management du pôle administratif de 3 assistantes Gestion des plannings de présence, des congés, de la répartition du travail, de l’organisation effective… Toutes tâches liées au management des 3 agents. Prises d’initiatives pour élaborer et proposer l’ensemble des outils, méthodes, nécessaires à la bonne organisation du travail.

- Faire savoir, mieux communiquer sur les procédures et actions du Département des Ressources Coélaborer et animer en lien étroit avec chaque direction du Département les moyens et outils de communications (newsletters, cafés ressources, outils de relation à l’usager internes au département..). Monter et assurer le suivi des opérations ressources au quotidien dans les équipements.

 

- Assister l’ensemble des cadres du Département au quotidien  Gestion des agendas des 6 Directeurs et de la DGA, montage des réunions complexes, notamment avec les élus.

- Gérer la relation logistique et quotidienne avec les élus en charge des directions du Département : être à l’écoute et toujours disponible pour les élus concernés en fonction de leurs besoins et demandes. Être le point d’entrée facilité des élus pour tout renseignement organisationnel, logistique, technique..

- Gestion des flux entrants et sortants  Être le point d’entrée et de sortie de l’ensemble des productions, flux.. Courrier, parapheurs papiers ou électroniques, circulation des informations au quotidien..

- Organiser et suivre le suivi des projets portés par le Département des Ressources. Préparer les tableaux de bord et les rétroplannings pour organiser les temps forts de l’ensemble des dossiers sensibles des 5 Directions. Administrer de manière centralisée la donnée produite par les 5 Directions en lien avec les projets importants en lien avec la chargée des archives et la déléguée à la protection des données.

 

Profil

Niveau de diplôme requis : formation d’assistante de direction, niveau BAC+2

 

Compétences requises :

 

Savoir

  • Animer et encadrer une équipe
  • Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse

 

Compétences techniques attendues (savoir-faire)     

  • Maitrise des outils bureautiques

 

Compétences comportementales attendues (savoir être)

  • Rigueur, concentration, réactivité et disponibilité
  • Qualités relationnelles
  • Capacités d’organisation et d’adaptation
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité  

 

Le  poste est à pourvoir au siège d’EST ENSEMBLE, à Romainville.

Informations
employeur

Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser avant le 13 août 2020.

Par courrier à Monsieur le Président d’Est Ensemble – 100 avenue Gaston Roussel 93232 Romainville Cedex

Par courriel à drh-recrutement@est-ensemble.fr.