EPT PLAINE COMMUNE

Responsable de la Cellule administrative H/F

EPT PLAINE COMMUNE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : ST DENIS
  • Catégorie : A, B
  • Date de publication : 26/05/2021
  • Salaire : De 20 000€ à 30 000€
  • Référence : R 2021 02 026

Employeur

A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen-sur-Seine, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, maisons de l'emploi...).

Poste

Missions :

Gérer le secteur administratif de la direction de l’assainissement et de l’eau

1-Encadrer les agents du secteur administratif de la direction chargés de :

  • Accueil riverains et extérieurs
  • Accueil téléphonique et prises de messages
  • Tenue d’agendas
  • Organisation de réunions et prises de rendez-vous, convocations
  • Frappe et suivi de courrier pour réponse, suivi des circuits de signature, suivi du tableau descourriers
  • Frappe de rapports, comptes rendus, notes, tableaux, contrats, marchés
  • Classement, suivi de dossiers et archivage
  • Classement de documentation
  • Tenue à jour du tableau des congés, réservation de véhicules
  • Suivi des délibérations de la direction
  • suivi administratif des dossiers pétitionnaires (PRE, branchements, permis)
  • suivi administratif des autorisations de rejets non domestiques
  • renseignement de tableaux de suivi (courriers, interventions d’urgence, certificats, ...) et lien avec laplateforme allo agglo

2-Assurer le secrétariat du directeur, amenant notamment :

  • un lien avec la secrétaire du DGST pour les rapports aux instances
  • organisation de réunions (direction, G5...) et groupes de travail
  • l’archivage des fiches de demande de recrutement
  • enregistrement du courrier de la direction

3-Gérer les fournitures et le matériel ainsi que les véhicules de la direction, en coordination avec lesdémarches du chef de secteur de la régie, et en lien avec la DBL :

  • Achat et gestion des stocks de fournitures administratives
  • Achat et remplacement des EPI affectés aux agents du siège (vêtements, chaussures)Achat et gestion des EPI partagés au siège
  • Achat et gestion des EPC du siègeAchat et gestion des équipements techniques
  • Achat, équipement, et gestion des véhicules du siège

4-Assurer des fonctions transversales pour la gestion des RH des agents du siège (référente RH) :

  • Suivi des absences (recensement des grèves, justificatifs d’absence, ...)
  • Mise à disposition des règles d’absence pour les agents de la directionOrganisation de sorties et formations collectives non prises en charge par la DRH
  • Base de données des candidatures arrivant à la direction

5-Assurer des fonctions transversales supports pour la direction :

  • Enregistrement des procédures et règles de fonctionnement communes à la direction, permettant deconstituer à terme un recueil des procédures/livret d’accueil
  • Renseignements des indicateurs de suivi de la démarche de gestion

6-Assurer des fonctions de correspondant :Informatique et téléphonie :

  • demande de nouveau matériel ou de renouvellement, mise à dispositiondes procédures (fiches et règles) de mise à disposition de matériel et de sollicitation pour lesincidents
  • Mobilier : idem
  • Intranet et internet : rédaction et finalisation des contributions de la direction, sur proposition desagents de la direction

Profil

  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
  • Encadrement d’une petite équipe
  • Connaissances générales du fonctionnement des collectivités territoriales
  • Notions juridiques
  • Efficacité, rigueur et organisation dans le travailCapacité d’initiatives et autonomie
  • Qualités relationnelles, et capacité de travail en équipe
  • Discrétion
  • Qualités rédactionnelles

Formation obligatoire :: Bac +2 minimum dans le domaine administratif

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Domaine/Métier : Assistant de direction, Coordonnateur budgétaire
Localité : Seine-Saint-Denis