Gestionnaire de scolarité F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Paris
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 16/09/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FDLL11

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Missions du service :
Le/la gestionnaire assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique des responsables de service et de chefs de projet et/ou réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l’établissement.

Le/la gestionnaire devra également :

  • Assurer la gestion pédagogique des cursus de l’UFR.
  • Assurer aux étudiants et aux enseignants les conditions matérielles, administratives et pédagogiques nécessaires au bon déroulement de l’enseignement.

Poste

Missions :

Fonctions : Gestionnaire de scolarité F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation                             
BAP :  J 
Missions
 :

  • Accueillir, informer et orienter les usagers du service (accueil physique, téléphonique, courrier et courriel).
  • Assurer les inscriptions pédagogiques des étudiants.
  • Assurer le suivi des modifications des modalités de contrôle des connaissances.
  • Assurer la mise à jour des maquettes de PV et relevés de notes sur APOGEE.
  • Gestion des dossiers de transfert « départ » et « arrivée ».
  • Gestion des dossiers des étudiants bénéficiant d’un régime spécial d’études (étudiants salariés, étudiants en situation de handicap, étudiants sportifs de haut niveau, etc...) en liaison avec les équipes pédagogiques et les services centraux concernés (pôle de la vie étudiante).
  • Gestion des plannings d’examen en lien avec le service des examens.
  • Organiser les délibérations de jury.
  • Organiser les soutenances de mémoire (gestion du planning, réservation du matériel).
  • Assurer l’interface entre le président de jury et l’étudiant en cas de réclamation sur les résultats.
  • Assurer le classement et l’archivage des documents de service (copies, relevés de notes, brochures).
  • Mise à jour des informations concernant l’UFR sur le site internet de l’Université et l’ENT.
  • Préparation des supports pour les réunions de travail de l’UFR (Conseil d’UFR, comités ad hoc…).
  • Intendance : suivi des demandes de reprographie,  photocopieur, tri et envoi du courrier, fournitures de bureau.

Conditions particulières d’exercice :
Disponibilité modulable en fonction de l’activité.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire requis :

  • Connaitre le cursus universitaire
  • Connaitre les règles techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire :

  • Analyser et expliquer les textes réglementaires en vue de leur application et organiser leur diffusion en interne
  • Elaborer et rédiger des courriers, des notes d’information, des documents de synthèse
  • Communiquer avec les interlocuteurs internes ou externes
  • Savoir utiliser les logiciels de bureautique (word, excel, bases de données, etc…)
  • Savoir utiliser l’application informatique de gestion de scolarité « APOGEE »
  • Maîtrise d’internet et du logiciel SPIP (pour mise à jour du site)
  • Enregistrer les messages et rendre compte
  • S’exprimer oralement et par écrit
  • Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Rechercher l’information, la vérifier  et la classer
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations
employeur

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

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Localité : Paris