Gestionnaire au bureau des examens h/f

UNIVERSITE SORBONNE NOUVELLE - PARIS 3  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 06/09/2021
  • Valable jusqu'au : 23/09/2021
  • Code postal : 75005
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

La Sorbonne Nouvelle en chiffres :

  • 17 500 étudiants (dont un tiers d’étudiants internationaux)
  • 710 enseignants-chercheurs et 900 chargés de cours
  • 622 personnels administratifs et de bibliothèque
  • 70 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master
  • 5 écoles doctorales
  • 28 unités de recherche
  • un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays

Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr

 

Conditions de travail à l'Université Sorbonne Nouvelle

- 35h hebdomadaire - 47 jours de congé

- 38h55 hebdomadaire - 47 jours de congés + 7 jours de RT

A répartir selon les modalités d'exercice suivantes :

- sur 5 jours hebdomadaire

- sur 4,5 jours hebdomadaire

- en mode alterné : semaine de 5 jours et semaine de 4 jours

 

Le poste est placé sous la responsabilité directe du Responsable du Service de l'Evaluation des Etudiants entité du Pôle Scolarité et Gestion des Formations relevant de la DEVU .

Les missions Pôle Scolarité et Gestion des Formations sont :

  • assurer une veille réglementaire, technique et fonctionnelle en matière de scolarité ;
  • assurer la coordination des Pôles de Scolarité des composantes, et notamment le cadrage transversal des opérations d’admission, d’inscription et de gestion des résultats pédagogiques ;
  • assurer la gestion transversale de l’organisation des examens et de la délivrance des diplômes ;
  • participer à tout projet relatif à l’organisation des études ;
  • apporter expertise et conseil au Bureau Ingénierie des formations.

Poste

Missions :

Au sein du Pôle, le bureau des examens organise les épreuves des sessions d'examens pour les Licences et les Masters (une session initiale par semestre  et une session de rattrapage regroupant les deux semestres).

Mission 1 : Organiser les sessions d’examen (initiale et de rattrapage) en licence et master et assurer la gestion des sujets

Mission 2 : Suivi des surveillances d’examens

Mission 3 : Informer les étudiants et les enseignants des modalités d’organisation et de passation des examens

Mission 4 : Classement et archivage des données relatives aux épreuves

 

Mission 1 : Organiser les sessions d’examen (initiale et de rattrapage) en licence et master et assurer la gestion des sujets

  • Collecte des données pédagogiques auprès des 18 directions de composantes  - permettant maquettage et paramétrages des épreuves.
  • Codification et paramétrage de l’ensemble des épreuves sur le logiciel APOGEE (suivi des données et évolution liées aux domaines Epreuves, Résultats et Modalités de contrôle)
  • Gestion des sujets établis sur supports réglementaires ; préparation des supports, publipostage à partir des fichiers transmis par les composantes, envoi aux enseignants
  • Collecte des sujets d’examens – Pointage, relances.
  • Organisation matérielle des épreuves : reprographie et sécurisation des sujets, mises à disposition et sous plis fermés, des sujets reprographiés, préparation des dossiers réglementaires relatifs aux épreuves (procès-verbaux, listes d’émargements …) donnés lors des épreuves, suivi des remises de copies pour correction, affichage du planning journalier en direction des étudiants et des enseignants, gestion des salles en relation avec la Division du Patrimoine Immobilier et de la Logistique
  • Contribution à l’élaboration et à la saisie du calendrier des épreuves écrites

Mission 2 : Suivi des surveillances d’examens

  • Envoi de convocations

Mission 3 : Informer les étudiants et les enseignants des modalités d’organisation et de passation des examens

  • Durant les épreuves, accueillir et renseigner le personnel enseignant et les étudiants rencontrant des difficultés

Mission 4 : Classement et archivage des données relatives aux épreuves

  • Mise à disposition d’annales de sujets d’examens
  • Statistiques annuelles des taux de présence des étudiants aux examens

Profil

Connaissances :

  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’université
  • Connaissance de la réglementation générale du domaine de la scolarité (inscriptions, examens)
  • Maîtrise de la réglementation relative à l’organisation des examens

Compétences opérationnelles :

  • Maîtrise du logiciel APOGEE (notamment domaine épreuves et résultats).
  • Maîtrise des outils bureautique Word, Excel et messagerie électronique.
  • Application de la réglementation en matière d’examens.
  • Recherche, vérification et classement de l’information

Compétences comportementales :

  • Capacité à travailler de façon autonome dans son champ de compétence.
  • Aptitude au travail en équipe.
  • Sens de l’organisation, précision, rigueur et méthode.
  • Sens de l’accueil et du contact avec les usagers.
  • Savoir communiquer,  apaiser les tensions et résister aux pressions.
  • Grande disponibilité durant les périodes de forte activité, réactivité.
  • Devoir de réserve et de confidentialité.
  • Capacité d’adaptation
  • Savoir expliciter le sens d’une action ou d’une réglementation donnée.

Statut : titulaire

Filière : AENES

Catégorie d’emploi et corps :  Adjoint en gestion administrative (BAP J / emploi n° J5X41) /

Assistant administratif  (code fiche AGE02) – Catégorie C

Localisation du poste : Université Sorbonne Nouvelle - 13 rue de Santeuil - 75005 Paris

(Poste localisé au Campus Nation, 12 avenue Saint-Mandé Paris 12ème, à partir de sa livraison)

Quotité de travail : 100%

Date de prise de poste : 01/09/2021

Informations
employeur

Pour candidater

Les candidatures (CV accompagné d’une lettre de motivation) seront adressées, en rappelant le poste dans l’objet, par messagerie électronique à l’adresse suivante : recrutement@sorbonne-nouvelle.fr

Date limite pour candidater : 22/08/2021

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