Gestionnaire administrative et financière F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 29/07/2021
  • Valable jusqu'au : 29/09/2021
  • Code postal : 75005
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Localisation :

Le LOCEAN est une UMR dépendant de 4 tutelles (Sorbonne Université, IRD, CNRS et MNHN). En 2020, l’effectif du LOCEAN était de 183 personnes (permanents et CDD).

De plus, le laboratoire accueille chaque année une trentaine d’étudiants de la licence au master 2 ainsi qu’une vingtaine de chercheurs étrangers. Ainsi, le pôle RH gère chaque année entre 230 et 240 dossiers de personnes sur 8 statuts différents.

Durant la même période, le budget en Autorisation d’Engagement s’est élevé à plus de 7 millions d’euros hors masse salariale dont plus de 90 % en financement sur contrats de recherche et moins de 10 % en subvention d’État. La masse salariale des personnels permanents représente quant à elle un peu moins de 8 millions d’euros. Le volume d’engagements 2020 en fonctionnement, équipements et CDD est de 2 875 735 euros.

Le LOCEAN occupe plus de 3 000 m2 de bureaux et de laboratoires répartis sur 8 sites (Jussieu, Bondy, Cuvier, Concarneau, Brest, Lima, Dakar et Nouméa) représentant un coût de fonctionnement de 315k€ par an.

La direction du LOCEAN et les fonctions soutien et support sont situées sur le Campus Pierre et Marie CURIE 4, place JUSSIEU 75 005 PARIS.
L’équipe administrative, composée de 8 personnes, assure une véritable ingénierie, afin de mobiliser le meilleur dispositif administratif pour répondre aux besoins des chercheurs, sachant que le LOCEAN est l’un des rares laboratoires français à avoir une activité sur toute la bande intertropicale et sur les océans polaires nord et sud. De plus, l’océanographie opérationnelle nécessite un soutien logistique particulier, une réactivité et une adaptabilité exceptionnelle.

 

Poste

Missions :

Fonctions : Gestionnaire administrative et financière (réf. 918-2-RE2022)

Emploi-type : J4C42

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et formation       

BAP : J

 

Mission :

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique d’une unité et réaliser des actes administratifs permettant le  suivi  et  la de gestion de la carrière des personnels ainsi que l’accueil des agents non-permanents, des invités et des étudiants.

 

Activités principales :

-       Établir et suivre les actes de gestion relatifs à la carrière des personnels fonctionnaires

-       (Reconstitution de carrière, gestion des différentes plateformes de congés, positions, cessation d’activités,

-       éméritats, bénévolats, …) et des contractuels.

-       Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines,

-       Assurer le suivi administratif des actions réalisées,

-       Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers

-       Saisir et mettre à jour les bases de données, les tableaux de bord, les dossiers des agents (Sorbonne

-       Université, CNRS, IRD et MNHN)

-       Accueillir et informer les agents,

-       Suivre les évolutions réglementaires en matière de temps de travail, congés, …,

-       Diffuser l’information relative aux procédures de gestion (recrutement, concours, mobilité, formation, …),

-       Participer à la réalisation des bilans d’activité,

-       Constituer les documents d’audit et d’évaluation,

-       Gestion des ressources enseignements pour les enseignants-chercheurs SU

-       Garantir l’accès aux ressources nécessaires (informatiques, bibliographiques, missions, …).

 

Autres activités :

-       Référent(e) contrôle d’accès, gestion des demandes de badge,

-       Ouverture des comptes informatique

-       Gestion des fournitures collectives, saisie des commandes de réapprovisionnement,

-       Saisie des commandes de gratification de stage,

-       Réception des livraisons, stockage, information des destinataires, suivi des bons de livraison,

-       Organisation des expéditions,

-       Gestion des locaux, référent(e) auprès des chefs de site, liaison avec le service travaux, gestion des

-       prestataires

-       Réception du courrier,

-       Gestion des parapheurs de la Direction du LOCEAN,

-       Gestion des inventaires.

Conduite de projets :   oui

Encadrement :   oui   1 C

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France,

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université,

-       Réglementation applicable du domaine RH (organisation du temps de travail, droit aux congés, recrutement, ...),

-       Connaissance des actes d’engagement financier plus particulièrement en matière de gratification de stage,

-       Connaissance en matière de TMD.

 

Savoir-faire :

-       Appliquer les dispositions réglementaires,

-       Utiliser les techniques de rédaction administratives,

-       Capacité à savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et contraint,

-       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,

-       Utilisation des logiciels de gestion métiers SIFAC, GABS, AGATE, VIRTUALIA, GESLAB, ARIANE,

RESEDA, POLUX, WEBCONTRAT, LAB&CO

 

Savoir-être :

-       Bon relationnel et sens du travail en équipe,

-       Disponibilité et réactivité,

-       Organisation, autonomie et rigueur,

-       Sens du service public,

-       Être à l’écoute, sens du contact et des relations humaines,

-       Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,

-       Polyvalence et capacité d’adaptation.

 

Informations
employeur

CDD du 01/06/21 au 31/05/22.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

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