Gestionnaire administratif pôle des thèses

Département ou service de la structure : Service des Concours, de la Scolarité et des Thèses (CoST)
Catégorie/Corps : B


ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
Rattaché au responsable du pôle des thèses, vous avez pour principale mission d'accompagner les doctorants tout au long de leur thèse y compris après la soutenance du diplôme sur toutes les questions administratives et réglementaires.

MISSION PRINCIPALE
Le gestionnaire, en lien avec le responsable de pôle, assure un appui quotidien à l'équipe du pôle des thèses. Il prend en charge en priorité la gestion des candidatures à l'Habilitation à diriger des recherches et les inscriptions annuelles d'une population de doctorants, depuis l'inscription jusqu'à la diplomation. Il accompagne les candidats tout au long de leur parcours sur l'ensemble des aspects administratifs et réglementaires.

ACTIVITES PRINCIPALES
• Accueillir, informer et orienter les candidats HDR, doctorants et divers publics de l'ENS
• Gestion des candidatures à l'HDR et inscriptions au doctorat.
• Participation aux évolutions HDR dans la plateforme de gestion du système d'information et de communication de l'établissement
• Être en appui administratif pour le pôle des thèses : Gestion des demandes de césures, d'arrêt de thèse, remise des diplômes de doctorat et HDR, suivi des demandes d'exonération...
• Produire des statistiques et suivi des enquêtes
• Procéder à l'archivage des pièces administratives
• Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur
• Participer aux autres activités du pôle / service du CoST en fonction des besoins

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : Direction adjointe, Direction générale des Services, Service des ressources humaines, Service financier, Centre des Ressources Informatiques, Service logistique
Externes : Collège doctoral PSL, groupe scolarité doctorats PSL, Ecoles doctorales, Rectorat, ADUM (accès au Doctorat Unique Mutualisé).

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Bac

Connaissances
• Connaitre l'environnement de l'Enseignement Supérieur
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'ENS
• Connaître les techniques de gestion administrative
• Connaître l'environnement bureautique (logiciel Adum et pack office)
• Connaître la législation liée à l'HDR et le doctorat
• Informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique des problèmes rencontrés
• Compétences linguistiques indispensables : Compréhension et expression écrite et orale en anglais niveau B2 minimum

Compétences techniques
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique
• Savoir respecter un planning
• Savoir respecter les consignes et les procédures
• Savoir organiser le classement et archivage des documents
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie


Compétences comportementales
• Travailler en équipe, être organisé, méthodique et polyvalent
• Adaptabilité et diplomatie
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées