Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de Lettres, Santé et Sciences et Ingénierie qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Fonctions : Gestionnaire administratif et pédagogique

Filière : Pers. Ing. Tech. et Admin. de RF

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission :

• Gestion administrative et pédagogique des parcours de la Licence d’informatique en collaboration avec la direction des études
• Participation, au sein du Département, à la communication, à la diffusion d’informations et aux relations avec les étudiants et les enseignants
• Interaction avec les différents services en relation avec le département

Activités principales :

1. Gestion pédagogique

• Inscrire pédagogiquement dans le logiciel de scolarité apogée les étudiants
• Inscrire les étudiants sur moodle
• Vérifier les inscriptions pédagogiques dans l’outil de scolarité Apogée
• Contrôler et valider les contrats pédagogiques
• Suivre les plannings d’enseignement, saisir des demandes de réservations de salles auprès du service du planning de l’université, gérer des changements de salles
• Préparer les examens, les partiels et les consultations de copies : élaborer des calendriers, réserver des amphis, créer des listes d’émargement et d’anonymat
• Préparer les jurys : paramétrer le module de Saisie des Notes par le Web (SNW), lancer les calculs, éditer et vérifier les procès-verbaux, participer aux délibérations
• Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite.

2. Gestion administrative

• Inscrire administrativement les étudiants : vérifier les dossiers, valider les pièces-justificatives dans Apogée
• Gérer les transferts et les remboursements
• Procéder aux contrôles et aux modifications des inscriptions administratives dans le cadre des enquêtes SISE
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et les enseignants
• Répondre aux messages électroniques et courriers postaux des étudiants et des enseignants
• Traiter les candidatures effectuées via Etudes en France et sur e.candidat
• Gérer les conventions de stage, suivi des dossiers, veille réglementaire.

Autres activités :

• Classer et archiver les dossiers
• Suivre les demandes des usagers
• Participer à des tâches ponctuelles

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Bonne connaissance de l’offre de formation de la licence d’informatique

Savoir-faire :

• Maîtriser les systèmes d’information et les outils informatiques : Moodle, messagerie, Word, Excel, Apogee
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations
• Travailler en équipe
• Informer et rendre compté à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Aptitude à se former à de nouveaux logiciels
• Bon relationnel, capacité d’écoute et disponibilité dans le cadre des échanges avec les étudiants, les enseignants et au sein de l’équipe du département de la licence informatique
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Organisation et rigueur dans le traitement des dossiers