Gestionnaire administratif (DEVEC)

Département ou service de la structure : Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)
Catégorie/Corps : Catégorie B

Missions principales
En votre qualité de Gestionnaire administratif, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.

Activités principales
• Gérer les agendas de la direction des études et contrôler les échéances
• Sélectionner et diffuser de l'information en internet et en externe : mise à jour des supports d'information, des pages intranet, etc...
• Suivre les différentes campagnes liées aux activités des directions des études : doubles diplômes, forum étudiants, CDSN, etc...
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service
• Participer à la gestion pédagogique de l'offre de formation « hors-département » dans l'outil de scolarité
• Assurer la fluidité des différentes procédures engageant les signatures ou visa de la direction des études
• Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bords d'activités
• Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique de la DE et distribution des tâches en fonction des sujets
• Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d'événements liés aux activités de la DE (CEVEC, jurys, réunion des directions des études de départements, etc.)
• Assurer le suivi des dépenses financières de la DE



Champs des relations
• Relations internes : interactions quotidiennes avec les étudiants, les départements, les enseignants et les services de l'école concernés
• Relations externes : liaison régulière avec les établissements ou collègues partenaires

COMPETENCES PRINCIPALES

Diplôme : BAC en secrétariat, assistanat, gestion administrative
Une expérience professionnelle similaire serait un plus

Connaissances :
• Connaissance de base en gestion financière
• Connaissance appréciée de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique) ;
• Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances
• Savoir travailler en équipe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion


Compétences comportementales :
• Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux
• Être réactif et avoir une grande capacité d'adaptation
• Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute et de l'accompagnements des publics
• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Sens de la confidentialité des informations traitées