COORDONNATEUR (rice) DES SECRETARIATS MEDICAUX H/F

HOPITAL SIMONE VEIL  |  Titulaire, CDI

En Bref

  • Lieu de travail : Val-D'Oise
  • Catégorie : A
  • Date de publication : 18/06/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Hôpital Simone VEIL (Groupement hospitalier Eaubonne-Montmorency)

  • Acteur public incontournable sur le territoire du Val Parisis
  • Environ 2 500 professionnels au service des patients
  • Deux sites géographiques (Montmorency et Eaubonne)

Etablissement de santé proposant une offre de soins diversifiée autour des services de médecine, de chirurgie, de gynécologie, de pédiatrie et d’une maternité.

Un accès aux urgences adultes, pédiatriques et gynécologiques est aussi proposé.

Il dispose également d’une offre de soins psychiatriques intra-hospitalière et extra-hospitalière ainsi que de services de soins de suite et réadaptation.

Il est aussi un pôle de référence pour la prise en charge des personnes âgées avec plusieurs structures d’accueil dédiées

Poste

Missions :

POSTE : COORDONNATEUR (rice) DES SECRETARIATS MEDICAUX
 

Objectif général :

Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies

 

Missions principales :

  • Concevoir et mettre en œuvre les changements organisationnels au sein des services, en lien avec les responsables de pôle et de service :

- proposer des organisations en soutien aux projets de pôle

- être force de proposition pour de nouvelles modalités de travail (modernisation, gain de temps, évolution du métier,…)

- accompagner et assurer le suivi opérationnel des projets de réorganisation

  • Animer, accompagner et manager l’équipe des référentes AMA
  • Evaluer les besoins (charge de travail) et adapter les effectifs des Assistantes Médico Administratives (AMA) avec l’aide des AMA référentes des pôles :

- Suivi des effectifs : contrats, temps partiels, affectations,  tableaux  de bord

- recrutement des nouveaux personnels en lien avec les référentes et responsables médicaux

- Gestion des remplacements par mobilité, entraide, ou recrutement

- contrôle des plannings gérés par les référentes

- organisation, accompagnement et contrôle des évaluations effectuées par les référentes (en qualité de N+2)

-Organisation du suivi de la qualité des prestations fournies

- Réalisation des entretiens des référentes AMA

- Planifier et encadrer l’accueil des stagiaires en lien avec les référentes AMA

-Recensement des besoins en formation et élaboration du plan de formation en lien avec les référentes

  • Participer à l’organisation et à la préparation du concours d’accès au grade AMA
  • Organisation / coordination / supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur, de l'unité
  • Etre l’interlocuteur des partenaires externes de l’activité des secrétariats médicaux

 

 

Missions complémentaires :

  • Encadrement des équipes accueil- loge- standard

 

Projets institutionnels en lien avec la fonction :

 

-Poursuivre la réflexion prospective initiée début 2019 « l’AMA de demain » et proposer les contours des nouvelles missions de la coordination des secrétariats

-développement de l’application DOCTOLIB sur l’ensemble des secteurs de consultations (imagerie, EFC)

-accompagnement des équipes au déploiement des outils de télémédecine

-déploiement de la reconnaissance vocale

-déploiement de l’externalisation de la frappe de CR

-développement de l’externalisation de la mise sous pli

-accompagnement des équipes à la mise en place du nouveau serveur téléphonique

 

Profil

COMPETENCES REQUISES :

  • Managériales,  organisationnelles et rédactionnelles,
  • Capacité à rédiger et évaluer des protocoles et procédures,
  • Elaborer et suivre les tableaux de bord de pilotage,
  • Conduite de réunion,
  • Maitrise des logiciels de bureautique et logiciels spécifiques au domaine de l’institution

 

QUALITES PROFESSIONNELLES ATTENDUES :

 

  • Esprit d’initiative,
  • Discrétion et respect de la confidentialité,
  • Sens de la communication,
  • Aptitude à gérer les conflits et à négocier

 

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE :

Expérience professionnelle exigée dans le secrétariat médical, si possible dans la fonction publique hospitalière

Expérience souhaitée dans des fonctions d’encadrement

 

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Localité : Val-D'Oise