Chef ou cheffe du département des moyens généraux et du patrimoine H/F

ENA / ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Bas-Rhin
  • Catégorie : A
  • Date de publication : 28/09/2021
  • Valable jusqu'au : 28/11/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

          

Poste

Chef ou cheffe du département des moyens généraux et du patrimoine
Poste vacant au 01/01/2022

IDENTIFICATION DU POSTE 

Catégorie / corps / statut : Catégorie A / Attaché d’administration ou équivalent / Recrutement ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels
Emploi-type : Cadre des moyens généraux et du patrimoine
Groupe RIFSEEP : 1

LOCALISATION ET AFFECTATION DU POSTE

Lieu de travail : École nationale d’administration puis, au 1er janvier 2022, Institut National du Service Public - 1 rue Sainte Marguerite, 67000 Strasbourg 
Direction / Département / Pôle :  Secrétariat général / Département des moyens généraux et du patrimoine 
Rattachement hiérarchique : Sous la responsabilité du Secrétaire général

CONTEXTE

Le département des moyens généraux et du patrimoine assure la gestion du patrimoine mobilier et immobilier des sites de l’Ecole. A ce titre, il est chargé de la modernisation et de la gestion des espaces pédagogiques. Il centralise également toutes les dépenses logistiques et valorise le patrimoine immobilier et les offres locatives.
Il est responsable des questions d’hygiène et de sécurité.
Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique.
Il contribue à la mise en œuvre des politiques publiques relatives à la responsabilité sociétale et environnementale.
Il comprend deux pôles et une cellule :
- le pôle « développement du patrimoine et des espaces pédagogiques » ;
- le pôle « dépenses logistiques, valorisation du patrimoine immobilier et offres locatives » ;
- la cellule logistique et maintenance, localisée sur le site de Paris (au 1er janvier 2022, la cellule logistique et maintenance a vocation à devenir un pôle).
Le département est composé de 20 agents. Le chef ou la cheffe de département aura sous son autorité directe 2 responsables de pôle et 1 chef d’équipe ayant vocation à devenir responsable de pôle (2 cadres A et 1 cadre B).
Au 1er janvier 2022, l’École nationale d’administration deviendra l’Institut national du service public (INSP). 

MISSIONS DU POSTE 

Sur les sites de Strasbourg et de Paris, vous êtes chargé(e) d’organiser, piloter, et coordonner les ressources et moyens logistiques.
Vous proposez et mettez en œuvre l’optimisation et la modernisation de la politique d'exploitation et d'entretien des bâtiments et des équipements dans le respect des règles d'hygiène et de sécurité. 
Vous assurez les fonctions d’assistant de prévention sur le site de Strasbourg.

ACTIVITES

En lien étroit avec les pôles du département et les autres directions, départements et pôles, et en intégrant une démarche de responsabilité sociétale et environnementale, vous avez pour mission de :
Moyens généraux
•    Préparer, coordonner, suivre et contrôler la réalisation des prestations et moyens logistiques internes (reprographie, courrier, courses, gestion et location des salles, fournitures, restauration) et externes (entretien des surfaces, gardiennage, espaces verts, etc.) ;
•    Élaborer et mettre en place des procédures de gestion des flux et des stocks ;
•    Organiser et coordonner la circulation des matériels selon les besoins identifiés ;
•    Organiser et coordonner les manifestations et de réceptions ;
•    Coordonner la restauration du personnel et des élèves.

Maintien, amélioration et modernisation du patrimoine
•    Elaborer le plan pluriannuel de maintien du patrimoine et en assurer son suivi
 - planifier, conduire et coordonner les opérations de maintien et d’amélioration (maîtrise d’ouvrage en lien avec les maîtres d’œuvre, bureaux d'études techniques et de contrôle) du parc immobilier et des équipements ;
- Superviser les prestataires externes : contrôle de l'exécution technique et réglementaire de leurs interventions ; 
•    Proposer des plans de modernisation des espaces pédagogiques ;
•    Anticiper et planifier les opérations de maintenance ;
•    Suivre les procédures réglementaires de vérification des équipements et des installations.

Hygiène et sécurité
•    Élaborer et mettre en œuvre les plans de continuité d’activités ;
•    Contrôler et mettre en œuvre les règles d'hygiène, de sécurité, des conditions de travail et de sûreté ;
•    Préparer et coordonner les travaux du CHSCT en lien avec le pôle « politiques RH et dialogue social » qui a en charge l’organisation du CHSCT : rédiger et exécuter les actes relevant du périmètre du CHSCT ;
•    Élaborer et mettre à jour le document unique ;
•    Programmer et coordonner les actions liées à la prévention des risques et à la sécurité des bâtiments et des personnes (surveillance, sécurité incendie, sécurité sanitaire, ergonomie) ;
•    Être l’interlocuteur privilégié de la commission de sécurité ;
•    Participer à la désignation et à l’animation des équipiers d’évacuation-incendie, des sauveteurs secouristes du travail ;
•    Exercer les fonctions d’assistant de prévention sur le site de Strasbourg.

Missions transverses et managériales

•    Piloter la fonction ressources humaines, budgétaire et financière du département ;
-    Encadrer une équipe
-    Identifier, planifier et gérer les besoins budgétaires et techniques ainsi que les coûts (tableau de bord, planning...etc.) ;
-    Piloter la centralisation des dépenses logistiques
-    Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des marchés publics et des contrats ; 
-    Élaborer et mettre en œuvre le plan Administration Éco-Responsable
 

Profil

PROFIL

  • Titulaire d'un diplôme de niveau supérieur ou possédant une expérience confirmée et réussie dans le domaine (Bac +5 ou diplôme d'ingénieur en patrimoine et immobilier, logistique ou équivalent), vous disposez de compétences avérées de gestion dans la maintenance, l’aménagement, l’entretien et l’exploitation du patrimoine.
  • Doté de compétences managériales et organisationnelles, vous avez la capacité de piloter une activité pluri disciplinaire et de faire face aux imprévus. Idéalement, vous avez développé des connaissances techniques dans différents métiers en lien avec le bâti ou la maintenance de patrimoines d'espaces publics.
  • Rigoureux, vous savez faire respecter les règles en matière d'hygiène de sécurité du travail et de suivi de chantiers.
  • Vous êtes doté d'une certaine appétence dans la conduite de projets techniques métiers.
  • Vous aimez le travail en équipe et en transversalité, et vous possédez des qualités d'écoute, de méthode ainsi que d'une disponibilité adaptée au niveau du poste.
  • Vous êtes autonome et savez rendre compte en construisant des tableaux de bords d'activités, et en rédigeant de manière synthétique des rapports ou études.
  • Vous avez la capacité d’élaborer et de justifier des budgets prévisionnels pour les projets et équipements mobiliers et immobiliers dont vous contrôlez l’exécution, dans le cadre de marchés publics de travaux et contrats de maintenance notamment.

NIVEAUX REQUIS, EVOLUTION ET CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE

Autonomie : 4 / 4    Responsabilité : 3 / 4
Expérience professionnelle : 5 à 10 ans
Formation initiale : Master 2 ou équivalent, ou expérience confirmée et réussie dans le domaine
Conditions particulières d’exercice : horaires variables et pics d’activité. Déplacements très réguliers sur le site parisien.

Savoirs

  • Connaissances générales du fonctionnement de l’organisation administrative française
  • Connaissances générales de la réglementation applicable au patrimoine bâti et aux établissements recevant du public
  • Connaissances générales des normes et procédures d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
  •  Connaissances générales des règles et procédures budgétaires et contentieuses applicables aux marchés publics  

Savoir-faire

  • Proposer et conseiller en déterminant des plans d’actions et des orientations stratégiques 
  • Maitriser les techniques de conduite d'opérations et de projets complexes en planifiant et en respectant les délais
  • Exploiter les documentations techniques et réaliser les opérations en conformité 
  • Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité dans des situations courantes 
  • Mettre en œuvre les procédures et les règles de façon très rigoureuse  
  • Rédiger de façon autonome et synthétique 
  • Conduire et animer une réunion complexe et spécialisée 
  • Alerter sur les contraintes, les difficultés et les problèmes comportant des risques majeurs
  • Utiliser les fonctionnalités courantes des outils bureautiques 
  • Maîtriser l’animation et le management d’une équipe pluridisciplinaire et communiquer avec son équipe
  • Savoir déléguer
  • Gérer le budget en concevant des tableaux de bord de suivi et contrôler les opérations comptables

Savoirs-être

  • Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse
  • Anticiper et être organisé
  • S’adapter
  • Gérer le stress
  • Avoir une aisance dans les relations
  • Esprit d’équipe
  • Être à l’écoute
  • Leadership
  • Sens de la confidentialité et de la discrétion
     

Informations
employeur

Date de clôture des candidatures :
30/10/2021
Pour candidater :
Place de l’emploi public
https://place-emploi-public.gouv.fr/offre-emploi/fp2137s-chef--cheffe-du-departement-des-moyens-generaux-et-du-patrimoine--strasbourg-reference-2021-710005/ 

Dossier de candidature
Les candidatures doivent être obligatoirement accompagnées des pièces suivantes :

Pour tou(te)s les candidat(e)s :
-    Lettre de motivation, avec mention de la référence du poste, 
-    CV 

En plus, pour les fonctionnaires : 
-    3 dernières fiches d’évaluation professionnelle et dernière décision relative à la situation administrative


Tout dossier incomplet ne pourra être étudié.

Contacts pour informations sur le poste :
Frédéric GUTHMANN
Secrétaire général, directeur par intérim
frederic.guthmann@ena.fr 


Contact ressources humaines pour le dossier de candidature :
Gwladys PERETTI
Département des ressources humaines et du pilotage budgétaire / Pôle parcours professionnels de l’agent et de l’élève
recrutement@ena.fr
Tél : 03 88 21 45 79
 

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