Chef du service des bourses F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la direction :

Rattachée à la Direction des Etudes et de la Vie étudiante (DEVE), la direction adjointe à la vie étudiante et de campus met en œuvre les actions concernant la vie étudiante de la faculté et décline ses actions selon deux axes généraux :

• Soutien aux études
• Appui aux initiatives, projets et responsabilités étudiantes

Elle comporte 4 services ou bureaux :

• Service des bourses
• Bureau santé et bien-être étudiant
• Bureau Accueil handicap et tutorat
• Bureau responsabilités et initiatives étudiantes

Présentation du service :

Le service des bourses contribue à l’amélioration des conditions de la vie des étudiants en concentrant son action sur l’accompagnement des étudiants en situation de précarité à travers les différents dispositifs d’aides sociales. Le service traite les demandes d’aides sociales et les présente lors des commissions de décision qu’il prépare. Le service des bourses assure par ailleurs le contrôle des critères d’assiduité des étudiants boursiers et est un correspondant des différents acteurs du secteur social intérieur ou extérieur. Le service des bourses a ouvert récemment un accueil pour les étudiants étrangers hors programme d’échange.

Localisation :

En Sorbonne (îlot Champollion – 18 rue de la Sorbonne - 75005 Paris) avec des permanences sur le site de Clignancourt.

CDD de 1 an.

Fonctions : CHEF/FE DU SERVICE DES BOURSES

Emploi-type :     

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne

BAP : J               

Mission :

• Mettre en œuvre les procédures d’instruction des demandes de validation et de mise en paiement (exonération et remboursement de droits d’inscription, aide sociale CVEC, etc.)
• Coordonner l’organisation du service et de ses activités ainsi que les échanges avec les autres services (scolarité, agence comptable, service financier, informatique, communication, UFR, sites, autres facultés), ou les partenaires (CROUS de Paris, notamment les assistantes sociales, le Rectorat, la Préfecture d’Ile de France)
• Garantir la diffusion de l’information concernant les aides sociales auprès des étudiants
• Encadrer 3 agents et faire le lien avec les emplois étudiants
• Faire évoluer les différents dispositifs ainsi que leurs procédures afin de répondre au mieux aux différents besoins des étudiants selon les moyens du service
• Garantir le respect des réglementations en vigueur

Activités principales :

• Encadrer le personnel (formation, information, entretien professionnel, avancement, congés)
• Mettre à jour et en forme tous les supports d’informations (papier et numérique)
• Piloter la mission d’accueil des étudiants étrangers hors programme d’échange (freemovers)
• Recevoir les étudiants ayant des difficultés particulières
• Instruire les dossiers de demandes d’exonération ou de remboursement de droits d’inscription, de dons et legs
• Traiter les demandes d’aides sociales (bons alimentaires, aides financières, etc.)
• Organiser les commissions d’attribution d’aides financières spécifiques (CVEC aide sociale)
• Assurer chaque année le suivi et l’organisation des campagnes du contrôle d’assiduité des étudiants boursiers
• Participer aux groupes de travail et réunions au niveau facultaire et interfacultaire
• Piloter l’activité du service et évaluer les résultats au moyen de tableaux de bord, et impulser les projets de modernisation
• Gérer les budgets dévolus au service

Autres activités :

• Représenter la directrice adjointe si nécessaire
• Accueillir un(e) volontaire en service civique pour l’accueil des étudiants étrangers
• Traiter les contentieux

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Réglementation de l’action sociale étudiante et des bourses

Savoir-faire :

• Capacité à recevoir et transmettre les informations (textes règlementaires, circulaires ministérielles, notes d’informations, etc.)
• Maitriser le cadre juridique, les règles financières et budgétaires générales
• Capacité à interagir
• Capacité à hiérarchiser, à prioriser…
• Capacité à répartir le travail, déléguer et évaluer
• Capacité à proposer, de médiation et d’accompagnement au changement
• Capacité à représenter l’établissement

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation