Chargé(e) du suivi administratif et financier des projets PIA F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de Lettres, Médecine et Sciences et Ingénierie qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) : Cellule d’appui aux projets PIA – Campus de Jussieu (75005)

Présentation de la Cellule :

Organisée en deux pôles (pôle suivi administratif et financer et pôle suivi de projet) ; la cellule, composée de 6 emplois de catégorie A, est placée sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services. Elle travaille en lien avec les 4 autres DGSA pour le suivi des projets PIA
La Cellule assure la coordination scientifique, la gestion et le suivi du budget PIA (programme investissements d’avenir) et autres projets de l’agence nationale de la recherche (ANR), ce qui représente un budget de 50 millions d’euros.
La cellule est la structure référente pour l’université en matière de pilotage du cadre des appels à projet, elle recense les besoins des porteurs et les accompagne, répond aux demandes liées aux règlements financiers et autres actes de gestion des crédits et assure les liens avec les financeurs dans le cadre des justifications. Les activités de la Cellule permettent d’avoir le panorama des financements externes (Idex, IA et ANR) que reçoit l’université et de répondre aux demandes de la Présidente sur l’utilisation et la disponibilité de ces crédits.

Dans ce cadre la cellule travaille notamment en lien étroit avec les vice-présidents en charge du pilotage politique des projets, la secrétaire générale de l’alliance Sorbonne Université, les directions universitaires de la recherche et de l'innovation (DR&I), la direction de la formation tout au long de la vie (DFTLV), la direction du budget et des finances (DBF) et la Direction de l'Aide au Pilotage (DAP) et avec les porteurs de projets PIA au sein des facultés.

CDD de 3 ans à pourvoir dès que possible

Libellé de Fonctions : Chargé(e) du suivi administratif et financier des projets PIA F/H

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’étude de recherche et de formation                   

BAP  : J

Mission :

Le ou la responsable du suivi administratif et financier a un rôle essentiel en matière de pilotage des crédits PIA. Au sein du pôle administratif et financier composé de deux personnes, le ou la candidate aura pour mission d'assurer le suivi administratif et financier des projets PIA en lien étroit avec les chargés de suivi des projets de la cellule, la secrétaire de l’alliance et la direction budgétaire et financière de l’université. A ce titre , il /Elle prépara en partenariat avec sa collègue,  les documents d’aide à la décision de la gouvernance de l’université : préparation du budget annuel de l’IDEX, préparation des notifications de crédits et suivi de leur exécution.  Il / Elle devra être force de proposition en matière d’outil de suivi pluriannuel des crédits, notamment en matière de masse salariale.

Travaillant en binôme avec sa collègue, le ou la candidate aura vocation à faire le lien avec les porteurs de projets et les directions des affaires financières pour toutes les questions relevant de l’installation des crédits et de leur exécution. Il / Elle préparera les documents financiers justificatifs demandés par les principaux financeurs.

Activités principales :

• Préparer et mettre en œuvre la répartition budgétaire annuelle ou pluriannuelle par projet
• Suivi des prévisions budgétaires et des montants disponibles
• Vérification de la conformité des dépenses par rapport aux règlements financiers de l’ANR des différents projets PIA
• Préparation des bilans financiers destinés à l’ANR dans le cadre des reporting annuels
• Travail en synergie avec la direction des affaires budgétaires et financière et les porteurs de projets.
• Préparation des éléments statistiques, des tableaux de bord, des documents de suivi budgétaire et financier
• Suivi contractuel des projets financés : du conventionnement aux relations avec les intervenants du projet
• Organiser et animer les réunions des groupes de travail et élaborer leurs comptes rendus

 Encadrement : non

Diplôme souhaité :

Bac +3 ou Bac+5 dans le domaine de la gestion ou de la finance.

Connaissances requises :

• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Connaissance de base en matière de finances publiques
• Connaissance en matière de suivi et de gestion financières
• Connaissance dans le domaine du contrôle budgétaire.

Compétences attendues :

• Elaboration de tableaux de bord de suivi financiers complexes.
• Travailler en équipe
• Rigueur et précision dans le suivi et la restitution des données financières.
• Maîtrise des outils bureautique (Excel, Word,etc. )
• Capacité à être force de proposition et d’analyse.
• Capacité à anticiper et planifier l’activité en lien avec les autres services.
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs internes et externes, interagir et travailler en transversalité
• Capacité à mobiliser un réseau d’acteurs et conduire des réunions collaboratives
• Capacité à rédiger des documents d’aide à la décision, des notes administratives, des documents de synthèse, élaborer des bilans (qualitatif et quantitatif) et des indicateurs d’évaluation et les exploiter
• Faire preuve de réactivité dans le cadre d’un calendrier contraint
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Pédagogie et diplomatie.
• Faire preuve d'autonomie et d’adaptabilité
• Sens de l’écoute
• Savoir rendre compte
• Gérer les situations de tensions et d'urgences
• Disponibilité et réactivité
• Discrétion et respect de la confidentialité