Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel (H/F)

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle vous mettrez en œuvre l'ensemble des missions de la direction des études (missions pédagogiques et communications) et vous assurerez le pilotage administratif de cette direction (finances, RH, partenariat, communication, etc.).
Activités principales
• Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter auprès des partenaires internes et externes
• Orienter les interlocuteurs de la DE (étudiants, directeurs des études, service de la scolarité, etc.) et coordonner les actions dans le cadre de certaines activités
• Conseiller et accompagner les publics depuis l'entrée à l'ENS-PSL (DENS, masters, doctorat) en formation.
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
• Mettre en place des actions de communication en interne et en externe, notamment sur les offres de formation au sein de l'établissement et ses évolutions.
• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes.
• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.
• Concevoir, mettre en œuvre et coordonner des actions adaptées aux besoins en interne (par exemple : journées portes ouvertes, rentrées...) et en externe (par exemple : présentations des formations dans différents contextes).
• Préparer les contrats et les conventions, en lien avec d'autres services (scolarité, départements notamment) et contribuer au développement des partenariats.
• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité.
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.


Place du poste dans l'organisation
Le poste est rattaché à la direction des études (DE). Vous serez sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle des directeurs et directrices des études (2 personnes). Vous superviserez un collaborateur niveau technicien.


Champs des relations
En interne : vous serez en contact avec la direction de l'ENS-PSL, le service de la scolarité (CoST), la direction de la communication, le service juridique, les autres services de la direction générale des services (DGS), les directeurs des études des départements, les gestionnaires d'enseignement, le pôle santé de l'ENS, les étudiants et étudiantes des cursus concernés.
En externe : vous serez en interaction avec les différents services de l'université PSL en lien avec la DEVEC (VP formation, service en charge des masters à PSL, welcome desk de PSL, service de santé étudiante de PSL), avec les établissements partenaires (notamment pour les doubles diplômes), avec les établissements pourvoyeurs de débouchés pour les étudiants (notamment les grands corps), avec la fondation de l'ENS-PSL.

Connaissances générales
• Politique de recherche et d'innovation
• Objectifs et projets de l'établissement
• Techniques de management
• Gestion des groupes et des conflits
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Environnement professionnel
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales
• Finances publiques
• Techniques d'achat
• Techniques de communication
• Langue anglaise : B2 minimum (cadre européen commun de référence pour les langues)


Savoir faire opérationnels
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Créer les conditions favorables à un entretien
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Encadrer / Animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord



Savoir être
• Sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel
• Autonomie