Chargé d’accueil et assistance aux assemblées H/F

Paris Ouest La Défense est un établissement public territorial, au sein de la Métropole du Grand Paris, regroupant 11 villes, soit plus de 560 000 habitants.

Au coeur d’un pôle économique majeur, POLD bénéficie d’une attractivité et d’un dynamisme reposant sur les nombreux atouts de ses villes membres.

Territoire desservi par un réseau de transports en commun diversifié, il est engagé dans une démarche volontariste de développement durable, responsable et solidaire.

Son projet de territoire s’articule autour des 3 priorités : les mobilités douces, le développement économique et le cadre de vie apaisé.

Contexte :
Sous la responsabilité de la responsable de l’administration générale, vous serez en charge de l’accueil de l’établissement public territorial et vous l’assisterez dans ses missions liées aux assemblées

Missions du poste :

Accueil :

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et appariteurs
• Gestion du courrier : réception/envoi, traitement et enregistrement, transmissions aux services, assurer la numérisation du courrier via l’outil dédié (webgfc)
• Gestion des parapheurs et courrier via Excel
• Assurer le suivi de la boite mail « accueil »
• Assurer les achats et la gestion des commandes de fournitures du siège et réception de marchandises (gestion du stock)
• Déplacement au sein des différentes mairies pour signature de documents urgents
• Affichage légal et dépôt de documents auprès des archives à la mairie de Nanterre
• Assurer le suivi administratif et gérer le planning des réservations des voitures

Assemblées :

• Participation à la mise en place technique lors des différentes instances
• Assistance sur la plateforme Oxyad
• Assurer la tenue des registres des délibérations et des arrêtés
• Gestion de la régie et des achats liés aux services centraux

• Formation générale (BEP à Baccalauréat) avec première expérience en collectivité territoriale souhaitée
• Aptitude à l’utilisation des outils bureautiques (Word, Excel)
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Ponctualité, courtoisie, discrétion,
• Sens de l’écoute, de la confidentialité et de l’initiative,
• Esprit d’équipe, aptitude à travailler en collaboration, autonomie, sens de l’organisation et de l’anticipation des échéances

Conditions de recrutement :

• Temps de travail : 38h + RTT
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + œuvres sociales (CNAS) + accès au restaurant administratif +
• participation mutuelle labélisée
• Poste basé à Puteaux (à 5 minutes RER La Défense, SNCF, Tramway, RATP…)