Assistante Administrative auprès du cabinet de Mr le Maire et des élus (f/h)

VILLE DE HOUILLES  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : HOUILLES
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 23/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Houilles est une ville en pleine évolution.

Desservie par de nombreux transports en commun, à 10 minutes de la Porte Maillot, la ville dispose d’atouts spécifiques et enviés, notamment un cadre de vie agréable et paysager.

 

Poste

Missions :

Sous la responsabilité du Maire et du Chef de Cabinet, l’assistante est chargée de la gestion de l’agenda des Elus et du Maire (en l’absence du binôme), de l’organisation et de la planification des réunions et rendez-vous, de la tenue de calendriers, de l’accueil physique et téléphonique, de la rédaction et mise en forme de différents documents administratifs, ainsi que de la gestion des agendas du chef de cabinet et des Elus.

 

Elle est en relation quotidienne avec le Maire, l’ensemble des élus, le chef de cabinet, les membres du cabinet, la directrice générale des services, les services municipaux, les autres administrations (communauté d’agglomération, services de l’Etat…) les usagers et les différents interlocuteurs de la ville (associations, partenaires, médias...).

 

Activité n° 1 : Suivi des courriers des Ovillois

  • Rédiger, frapper et envoyer des courriers en réponse aux courriers des habitants, des commerçants ou des institutions
  • Suivre les demandes des habitants en relation avec les services municipaux
  • Prendre des contacts directs ou téléphoniques avec des interlocuteurs extérieurs pour suivre les dossiers
  • Assurer le classement des courriers et des demandes en fonction des thèmes et des quartiers concernés
  • Prendre les appels téléphoniques des habitants liés à la sécurité ou à la vie des quartiers

 

 

Activité n ° 2 : Préparation et suivi des réunions de quartier

  • Préparer les invitations pour la population
  • Préparer les dossiers liés à chaque quartier
  • Participer à l’élaboration des affiches et des diaporamas en collaboration avec le service communication
  • Organiser les réunions de quartier en collaboration avec les services municipaux

 

Activité n ° 3 : Organiser l’activité quotidienne des Elus et du Maire (avec le binôme)

  • Organiser la représentation du Maire et des élus, notamment sur les différentes manifestations
  • Gérer la boîte mail du Maire, en l’absence du binôme : suivi de demandes, organisation de rendez-vous, rappel des informations, analyse et remontées sur les suites à donner
  • Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne
  • Mettre à jour les annuaires relatifs à l’organisation politico-administrative du territoire
  • Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus..)
  • Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers.

Profil

  • Capacité d’adaptation
  • Diplomatie
  • Sens de l’organisation
  • Qualité rédactionnelle et d’expression orale
  • Capacité de synthèse et d’analyse
  • Qualités relationnelles
  • Esprit d’équipe
  • Curiosité, disponibilité
  • Formation de niveau Bac ou Bac +2 spécialisée dans le secrétariat
  • Une expérience de secrétaire de direction dans les collectivités locales ou dans le secteur privé avec des aspects relationnels

Informations
employeur

Merci d’adresser votre lettre de motivation et CV à Monsieur le Maire, 16 rue Gambetta, CS 80330, 78800 Houilles ou par mail : emploi@ville-houilles.fr

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Domaine/Métier : Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif
Localité : Yvelines