Assistante administrative associations et sports H/F

VILLE DE DIVONNE LES BAINS  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : DIVONNE LES BAINS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 17/05/2024
  • Valable jusqu'au : 17/07/2024
  • Code postal : 01220
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Divonne-les-Bains station thermale et touristique, se trouve sur la frontière avec la Suisse romande, entre le pied du Jura et le Lac Leman.

Poste

Rattaché au service des sports, l’assistant.e administratif.ve et secrétariat du service "Associations et Sports" est chargé.e de réaliser les différentes missions en lien avec les associations Divonnaises et participe pleinement aux événements et aux manifestations municipales qui en découlent.

MISSION 1 : Accueil et information aux associations

  • Accueil des associations les lundis, mardis, jeudis et vendredis de 8h30 à 12h
  • Solutionner les demandes litigieuses journalières
  • Mise à jour des statuts associatifs, coordonnées
  • Soutient administratif aux associations (en relation avec le greffe des associations)

MISSION 2 : Gestion des manifestations associatives et sportives organisées en partenariat avec le service

  • Organisation de manifestations associatives et sportives : organisation de réunions interservices, prises de note et élaboration de compte-rendu, centralisation des informations, réservation de créneaux
  • Accueil des équipes nationales (réservation de terrains, salles et organisation de rencontre avec le public)
  • Mise en place du suivi des informations liés aux animations/évènements, analyse les documents liés type appels à projets pour élaboration de notes synthétiques
  • Organiser les événements / manifestations en lien avec TDJ 2024 avec le service protocole et les services techniques, participer avec le service communication à la mise en lumière des évènements

MISSION 3 : Gestion des réservations de salles pour les manifestations associatives et stages associatifs

  • Élaboration et envoi du formulaire de souhait d’occupation, centralisation des informations, élaboration du planning, communication de celui-ci aux associations et suivi des demandes avec les autres services
  • Instruction des demandes spontanées de manifestation associative ou stage associatif sur les salles communales (disponibilité de la salle/envoi des formulaires de demande/ réception des formulaires)
  • Élaboration d'un état annuel de recettes pour préparation budget prévisionnel

MISSION 4 : Administration générale

  • Suivi des versements des subventions: établissement des ordres de versement
  • Mise à jour de la liste des associations et transmission des informations au service direction générale, communication (service communication), premier accueil et services et élus référents
  • Solutionner les demandes litigieuses journalières ; mise à jour des statuts associatifs, coordonnées ; Soutient administratif aux associations (en relation avec le greffe des associations)
  • Préparation de la commission Vie associative, sportive et bénévolat (Centralisation des dossiers, convocation, prise de note, élaboration du compte-rendu et suivi des dossiers)
  • Préparation et suivi des dossiers de subventions (Constitution, envoi, réception et instruction des dossiers des associations sous l'égide du service; Courriers de réponse aux associations

Profil

Savoirs

  1. Connaissance des procédures administratives liées aux associations et aux sports
  2. Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
  3. Connaissance des outils informatiques (Microsoft office) et des progiciels (avec formation et accompagnement à l’intégration)
  4. Connaissance des fonctionnements institutionnels liés aux associations
  5. Maitrise de l'anglais recommandé, une autre langue serait un plus

Savoir-être

  1. Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
  2. Garant d’une éthique de service public, du respect des textes règlementaires et d’un service de qualité auprès des administrés
  3. Gestion exemplaire et bienveillante des demandes des administrés
  4. Sens de l’organisation, rigueur
  5. Esprit d’initiative
  6. Sens du relationnel et maitrise de soi
  7. Maitrise de l’expression écrite et expression orale exemplaire
  8. Coopération, entraide et solidarité indispensables

Informations
employeur

Candidatez en transmettant votre CV via le bouton POSTULER

Situation fonctionnelle

  1. Sous l’autorité du responsable du service « Vie des Habitants »
  2. Aucun management

Conditions d’exercice de l’emploi

  1. Travail polyvalent au sein de différents services municipaux
  2. Horaires variables avec amplitude fixe, en fonction des tâches priorisées
  3. Heures supplémentaires selon les besoins, sous validation indispensable et préalable du Directeur

Autonomie – Responsabilité

  1. Permis véhicules légers obligatoire
  2. Autonomie dans la gestion des priorités et de ses tâches, dans le cadre des orientations définies par le Directeur de la Solidarité et de la Proximité et par l’élu délégué à Terre de Jeux 2024
  3. Participe à la bonne conduite des opérations administratives et techniques des projets délégués, dans le cadre des budgets alloués

Relations fonctionnelles

  1. Relations quotidiennes avec les services de la commune
  2. Relations hebdomadaires avec les administrés
  3. Relations hebdomadaires avec la Direction et les élus
  4. Relations régulières avec les organismes extérieurs

Moyens techniques

  1. Téléphone professionnel
  2. Outils bureautiques
  3. Progiciels
  4. Véhicule du parc pour les déplacements professionnels éventuels

Avantages

  1. Régime indemnitaire
  2. Prime annuelle
  3. Participation à la mutuelle
  4. Prise en charge de la garantie maintien de salaire
  5. Tickets restaurant

Postuler à cette offre

Veuillez télécharger un cv

(Taille maximum : 1Mo
Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

BON à SAVOIR : Personnalisez votre message d'accompagnement selon les missions et le recruteur

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823.
Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers.
Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues.
Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.

Ces offres pourraient vous intéresser

Recevoir des offres d'emploi similaires par email

Domaine/Métier : Assistant administratif
Localité : Ain

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823.
Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers.
Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues.
Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.