Assistant en gestion financière F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Localisation :

Affecté à l’UAR 2209 EMRBC-France, le poste sera localisé dans l’une des trois stations partenaires de l’Infrastructure (Banyuls sur Mer, Roscoff ou Villefranche sur Mer). L’Assistant(e) en gestion financière pourra être amené(e) à intervenir, en soutien des services administratifs de la station où il/elle sera affecté(e), sur demande de la direction de la station et de l’UAR 2209. Le poste peut aussi être localisé à Paris, Campus Jussieu.

CDD de 1 an à pourvoir dès que possible.

Fonctions : Assistant en gestion financière - F/H

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

Mission :

Réaliser des actes de gestion administrative sur des crédits CNRS ou Sorbonne Université dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion afin d’accompagner EMBRC-France.

Activités principales :

• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications…
• Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
• Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances
• Assurer un suivi régulier des budgets en élaborant ou remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…
• Participer à l’élaboration des budgets annuels
• Établir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
• Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d'achat

L’Assistant(e) en gestion financière sera également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe
• Assurer l’interface avec les autres services administratifs
• Archiver des documents.

Outils spécifiques à l’activité : Sifac, GESLAB, Lab&Co, webcontrat

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Utilisation des techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
• Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP - GESLAB
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du collectif,
• Adaptabilité et autonomie,
• Organisation et rigueur,
• Sens du service public,
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation et de la coordination

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 5 Baccalauréat +2
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)