Assistant.e en ingénierie de formation H/F

UNIVERSITE PARIS 8  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : A
  • Date de publication : 12/10/2021
  • Valable jusqu'au : 12/12/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

- 23935 étudiants,

- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités

- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.

- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans

- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.

L’objectif de la Direction Formation est de regrouper l’ensemble des services relatifs à l’offre de formation en répondant à la logique de Formation Tout au Long de la Vie (FTLV).

 

L’intérêt est multiple :

  • Décloisonner les activités Formation Initiale / Formation Continue en les développant de façon simultanée sans les opposer dans un esprit d’apports de bonnes pratiques réciproques ;
  • Améliorer le pilotage de l’offre de formation appuyé par un système d’information partagé permettant la production, l’analyse et la diffusion de données dans le cadre d’une démarche qualité des formations ;
  • Développer l’offre de formation à l’interne et à l’externe;
  • Développer l’appui en ingénierie auprès des équipes pédagogiques dans la conception ou la modification de formations et dispositifs, dans l’évaluation des actions, dans l’analyse des indicateurs formations, dans l’adaptation de contenus au format numérique, etc.

Poste

L’assistant(e) en ingénierie de formation assure le suivi administratif et pédagogique des actions de formations destinées aux adultes en reprises d’études et alternants inscrits en FC et en FI. Il/elle est l’interlocuteur privilégié des stagiaires, des intervenants et des partenaires externes. Il/elle valorise l’offre de formation

Rattachement et caractéristiques du poste :

  • Bureau administration des formations
  • Pole administration et gestion financière des formations de la Direction Formation

Composition et effectif du bureau administration des formations :

6 ASI et 2 gestionnaires

Liaisons hiérarchiques :

Responsable du bureau administration des formations et Direction de la formation

Liens fonctionnels :

Gestionnaires, ingénieurs et responsables de tous les bureaux de la Direction Formation

  • Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de stagiaires
    • Codification des formations et saisie des calendriers de formation dans le logiciel interne
    • Etablissement des devis spécifiques pour les prospects et/ou stagiaires
    • Montage des dossiers de financement des stagiaires
    • Suivi des dossiers de candidatures et des inscriptions en collaboration avec les équipes pédagogiques
    • Elaboration, organisation et suivi du calendrier des entretiens de sélection
    • Réalisation des entretiens administratifs des candidats
    • Gestion des formations et des stagiaires dans les logiciels de l’université (FCA Manager, Formatic, Apogée)
    • Etablissement des contrats/conventions/avenants
    • Facturation des contrats avec des tiers (entreprises, OPCO, Pôle Emploi…)
    • Supervision de la gestionnaire pour la facturation des stagiaires autofinancés
    • Suivi des encaissements et édition de factures acquittées
    • Suivi des impayés et recouvrement
    • Gestion, suivi et vérification des feuilles d’émargement en lien avec le/la gestionnaire
    • Gestion des relations avec les partenaires
    • Archivage des documents
  • Assister les équipes pédagogiques et les ingénieurs de formation
    • Participation à la mise en œuvre d’une action de formation
    • Organisation et participation aux ouvertures de formations
    • Supervision du déroulement de la formation
    • Participation aux réunions mi-parcours et bilans et mise à jour des documents d’information
    • Edition et archivages des relevés de notes, des attestations de réussite et des diplômes d’université
    • Anticipation des besoins logistiques (matériel, reprographie, …)
  • Valoriser l’offre de formation
  • Participation à des salons professionnels et journées « Portes ouvertes »

Profil

COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES

Connaissances :

  • Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’Université
  • Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue
  • Connaissance de la diversité des publics en formation continue et de leurs besoins de formations
  • Connaissance des outils de gestion et d’administration des formations (Apogée et logiciel de gestion)
  • Connaissance des fondamentaux en gestion financière

Compétences

  • Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
  • Participer à la mise en place d’une démarche qualité en formation continue
  • Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
  • Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
  • Faire preuve de rigueur et d’organisation
  • Maîtriser la communication orale et écrite
  • Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être

  • Avoir un esprit d’initiative
  • Être autonome et réactif
  • Sens de l’organisation
  • Goût pour le travail en équipe
  • Sens relationnel et aptitudes à la négociation
  • Capacités d'anticipation et d'adaptation
  • Sens de la confidentialité
  • Sens du service public

 

Formation : Bac+2 / Bac +3 (BTS, DUT, licence...) : métiers de la formation, du conseil, de l’accompagnement, des RH…

Informations
employeur

Emploi-type "assistant ingénieur de formation continue" de catégorie A, ASI. Contrat d'un an renouvelable (poste pérenne).

Pour candidater, veuillez adresser un CV et une lettre de motivation par mail aux contacts suivants :

- Emilie Vincent, emilie.vincent03@univ-paris8.fr

- Valérie Besnard, valerie.besnard@univ-paris8.fr

- Sylvie Mazinghien, drh.recrutement@univ-paris8.fr

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Localité : Seine-Saint-Denis