Assistant(e) de direction (H/F)

INSEP  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Paris
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 26/10/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : 2020-460315

Employeur

L’INSEP, Institut National du Sport, de l’Expertise et de la Performance, est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports.

Comprenant 300 agents et plus de 150 entraîneur.e.s permanent.e.s, l’INSEP est notamment chargé d’offrir à l’élite sportive française des conditions optimales permettant de concilier entraînement et formation scolaire, universitaire ou professionnelle. Sélectionné.e.s sur des critères de performance sportive par les fédérations sportives partenaires, près de 800 sportives et sportifs sont actuellement accueillis quotidiennement au sein de 18 « Pôles France ». En application des dispositions du décret n°2009-1454 du 25 novembre 2009 relatif à l’Institut national du sport, de l’expertise et de la performance, l’établissement favorise par son expertise, la diffusion des bonnes pratiques et contribue au développement cohérent et à la mise en commun de ressources et d’activités au sein du réseau grand INSEP (centres d’entraînement et de formation de haut niveau labellisés, maillant le territoire français (CREPS, Écoles nationales, CNSD, etc.). L’INSEP accompagne les sportifs de haut niveau et leur encadrement et est en appui des fédérations olympiques et paralympiques dans leur projet de performance fédéral.

Place du poste et relations fonctionnelles :

L’assistant(e) du directeur général adjoint en charge de l’administration générale est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur général de l’établissement.

Poste

Missions :

Missions principales :

 L’assistant(e) de direction est en charge de :

  •  L’assistanat du directeur général adjoint en charge de l’administration générale :
    • Gestion agenda, accueil physique et téléphonique.
    • Rédaction de courriers et de notes.
    • Gestion et répartition des parapheurs signés par la Direction générale.
    • Organisation de réunions.
    • Réalisation de compte – rendus  et participation aux réunions.
    • Gestion administrative et logistique de la DAG.
  •  Enregistrement et ventilation du courrier de la Direction générale.

Missions occasionnelles :

  • Suppléance en cas d’absence des assistants de la Direction Générale.

Profil

Savoirs :

  • Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif (Ministères, …)
  • Fonctionnement et missions des services dans le champ du sport de haut niveau.
  • Anglais courant.
  • Méthodologie de gestion d’agenda de Direction.

Savoir – faire :

  • Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office).
  • Organisation et planification du travail.
  • Respect des échéances.
  • Réalisation de comptes rendus.
  • Travail en équipe (lien relationnel transversal important entre la Direction générale adjointe et les pôles et unités).
  • Maîtrise des techniques rédactionnelles.
  • Maitrise du logiciel de comptabilité Qualiac.
  • Maîtrise des logiciels de réservation de voyage d’affaires (KDS Bleu voyage)
  • Maîtrise des logiciels de gestion et de réservation de salles et de matériel (GRR).

Savoir –être :

  • Apprécier les situations et adopter une conduite appropriée.
  • Polyvalence.
  • Grande discrétion, confidentialité et loyauté.
  • Disponibilité.
  • Rapidité, réactivité et esprit d’initiative. 
  • Sens de l’écoute et du dialogue.
  • Rigueur et sens de l’organisation.

Contraintes :

  • Forte disponibilité
  • Réponse aux impératifs de réactivité d’une Direction Générale.

Informations
employeur

Horaires : 37 heures hebdomadaires suivant fiche horaire annuelle.

Date de prise de fonction : dès que possible.

Modalités de recrutement :

  • Les candidatures d’agents fonctionnaires et contractuels seront étudiées.

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Domaine/Métier : Assistant de direction, Assistant de direction, Assistant administratif
Localité : Paris