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Assistant(e) de direction h/f

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 22/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de médecine • https://medecine.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

La Direction de la Recherche et de la Valorisation de la faculté de Médecine (DRV) comprend un total de 7 agents qui se divisent dans les 2 services de la direction, le service Recherche et le service Valorisation.

La DRV a pour mission la définition et la mise en œuvre d’un plan d’actions au service de l’activité de recherche de l’établissement. Elle assure le suivi des besoins et moyens des laboratoires. En parallèle, la DRV est responsable de la valorisation et de la protection de l’innovation scientifique en instruisant les contrats de recherche dans le cadre de partenariats européens, publics ou privés et accompagne les structures dans le montage de leurs dossiers.

Localisation :

Faculté de médecine 91 Bd de l’Hôpital 75013 PARIS

 

Poste

Missions :

Fonctions : Assistant(e) de direction

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation                          

BAP : J

Mission :

Le technicien en gestion administrative a pour mission d’assister au quotidien la DRV de la faculté de médecine. Il organise les réunions, organise l’envoi courrier et son suivi, et planifie les besoins en fournitures bureau. Il prépare les différents dossiers traités et rédige les différentes notes associées.

Activités principales :

·         Suivre l’agenda de la Directrice afin de préparer l’ensemble des documents nécessaires

·         Appliquer les règles et les procédures de gestion administrative

·         Mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus

·         Organiser des réunions de travail et établir des comptes rendus

·         Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les

priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

·         Assurer le relais des informations internes ou externes au sein de la direction

·         Mettre à disposition les données et informations sous une forme facilitant leur appropriation

·         Participer à l’instruction de dossiers du service Valorisation, notamment par une prise en charge des envois courrier et leur suivi, la diffusion de notes ou autres informations

·         Gérer les besoins en fournitures bureau et leur approvisionnement pour l’ensemble de la Direction

Encadrement : NON    

Profil

CONNAISSANCES :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

COMPÉTENCES :

Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec des multiples interlocuteurs
  • Savoir informer ses interlocuteurs en communicant à l’orale et à l’écrit.
  • La connaissance de l’anglais étant un plus.
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles Travailler en équipe
  • Maitriser des logiciels de bureautique (Word, Excel et Outlook)
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences

Savoir être :

  • Diplomatie et sens de communication
  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens du service public
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Confidentialité
  • Fiabilité
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations
employeur

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : medecine-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr