Assistant-e de direction de Graduate School H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : A, B
  • Date de publication : 13/04/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay, créée par le décret n°2019-1131 du 5 novembre 2019, porte en elle l’ambition de créer l’Université française du 21 siècle, à même de rivaliser avec ses homologues internationales et d’être reconnue au niveau du territoire en formant des étudiants au plus près des métiers actuels et du futur. 

Ses étudiants, ses personnels enseignants et/ou chercheurs, ses personnels de bibliothèques, administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. 

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

L’organisation en Graduate schools (GS) et instituts est l’un des outils transformants de l’Université Paris-Saclay. Les Graduate Schools sont des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d’écoles doctorales et d’actions de recherche, en transversalité entre les différents partenaires (composantes, établissements-composantes, universités membres-associées et ONR-OR partenaires). Les GS constituent donc des plateformes communes, avec une identité lisible à construire pour les étudiants et les milieux professionnels, académiques et entreprises, en France et à l’international. 

Le fonctionnement des GS repose sur un Conseil regroupant des élus et des membres nommés ; une équipe de direction sous l’égide d’un directeur de la GS ; des moyens apportés par un coordinateur du périmètre Paris Saclay.
 

Poste

Missions :

Fonction : Assistant-e de direction de Graduate School H/F

Métier ou emploi type* : J3C44- Assistant-e en gestion administrative/ J4C42 – Technicienne en gestion administrative 
* REME, REFERENS, BIBLIOFIL

Fiche descriptive du poste 

Catégorie : A/B+

Corps : ASI/TECH

BAP : J


Affectation

Administrative : Direction de la GS Sport, mouvement, facteurs humains 


Géographique : ORSAY

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :
L’organisation en Graduate schools et instituts est l’un des outils transformants de l’Université Paris-Saclay.  L’objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d’écoles doctorales et d’actions de recherche, et ce en transversalité entre les différents partenaires (composantes, établissements-composantes, universités membres-associées et ONR-OR partenaires) qui sont les opérateurs des différentes missions. Elles constituent ainsi des plateformes communes, chacune sous une marque identifiable par les étudiants et les milieux professionnels, académiques et entreprises, en France et à l’international. 

Le fonctionnement des GS repose sur :
- un conseil de GS ;
- un directeur et une équipe de direction ;
- un coordinateur, composante ou établissement-composante ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement 

L’assistant-e de direction de GS intervient en appui du Directeur et de l’équipe de direction.

Missions 
L’assistant-e de direction de GS a pour missions principales, dans cette première phase de mise en place des GS, de prendre en charge :
-    Les travaux d’appui au pilotage administratif de la/des GS 
-    L’organisation administrative de la vie des GS : conseils, AG, lien partenaires internes et externes 

Activités :
-    Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés ; élaborer les relevés de décision et rédiger des rapports.
-    Gérer administrativement les missions et les déplacements des membres de la GS
-    Assurer le lien avec la responsable des finances de la composante pour le suivi du budget de la GS
-    Participer à la communication de la GS en lien avec la responsable de la communication de la composante sur le suivi de la communication et de l’évènementiel liés à la GS (mise à jour des sites web et développement des réseaux sociaux). 
-    Contribuer à la mise en œuvre de la démarche d’amélioration continue dans son domaine
-    Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les membres de la GS, avec les instances de l’Université Paris-Saclay et avec les partenaires extérieurs 
-    Participer à l’organisation logistique des actions d’animation de la recherche et de la formation propres à la GS (cérémonie de remise de diplôme, séminaires etc…)
Représenter la direction de la GS auprès des partenaires externes et internes, par délégation
 

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
•    Connaissance des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
•    Connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche serait un plus
•    Connaissance des grands outils de financement de la recherche serait un plus
•    Connaissance approfondie des techniques et outils de communication
•    Excellente maîtrise de la suite bureautique et des outils web
•    Anglais écrit, lu, parlé

Savoir-faire :
•    Animation de réseau
•    Rédaction administrative

Savoir-être : 
•    Excellent relationnel
•    Autonomie 
•    Force de proposition
•    Réactivité 
•    Pragmatisme 
•    Fiabilité
•    Capacité de synthèse


Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Informations
employeur

Contacts


Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :  

Par Courriel : recrutement.drh@universite-paris-saclay.fr
Copie : christine.le-scanff@universite-paris-saclay.fr


Date limite de candidature : 03/05/2021

Date de prise de fonction : Dès que possible

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Localité : Essonne