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Assistant·e-coordinateur·rice des secrétaires de départements et Secrétaire de département H/F

UNIVERSITE PAUL SABATIER / TOULOUSE 3  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : TOULOUSE
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 28/05/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FSI-SEC-COO

Employeur

Héritière de l'ancienne Université de Toulouse fondée en 1229, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) est née en 1969 de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 415 000 k€, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 68 structures de recherche, et accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants.


La Faculté des Sciences et Ingénierie (FSI) est une composante de l’Université Toulouse III Paul Sabatier. Elle comprend 8 départements d’enseignement et 2 départements spécifiques. Les départements d’enseignement ont pour vocation essentielle de coordonner les disciplines qui leur sont affectées et de gérer les moyens mis à leur disposition par le Conseil de la Faculté. Sous l’autorité fonctionnelle des directions de ces départements et l’autorité administrative du Directeur administratif de la FSI, les secrétariats de ces départements sont constitués en plateforme.

 

Poste

Missions :

Le·la secrétaire de département  /  assistant·e-coordinateur·rice des secrétaires de départements sera placé·e sous la direction du·de la directeur·trice du département LV.

Missions :
- Assurer le secrétariat et l’assistance technique et logistique d’un département d’enseignement ;
- Assister la coordonnatrice des secrétariats de départements dans une partie de ses missions.

 

Activités liées au secrétariat de Département :


1)    Gestion du budget, adapté à l’organisation propre du département, et en relation avec les services financiers de la FSI :

- Diffuser et mettre à jour des procédures et informations financières au sein du département ;
- Recenser les besoins ;
- Participer à la préparation du budget prévisionnel ;
- Participer à la répartition des crédits entre les sous-structures de l’organisation ;
- Préparer les documents pour la saisie du bon de commande par les services financiers ;
- Suivre l’exécution de la commande en lien avec le demandeur et les services financiers ;
- Renseigner le tableau de bord de suivi du budget ;
- Alerter la direction du département sur les difficultés d’exécution des dépenses ;
- Suivre la mise en place des recettes extérieures ;
- Suivre et mettre à jour l’inventaire des biens informatiques et amortis du Département ;
- Elaborer des états et bilans.

2)    Secrétariat et logistique :

- Réserver des salles pour réunions, manifestations ou évènements ;
- Assurer les tâches de secrétariat classique (courrier, accueil téléphonique et physique, classement et archivage) ;
- Mettre à jour des calendriers, plannings et tableaux de bord ;
- Centraliser, vérifier, transmettre ou re-diriger, rappeler des informations internes ou externes ;
- Préparer les réunions du département, prendre des notes puis produire et diffuser des comptes rendus ;
- Gérer des quotas sur le copieur du département ;
- Participer à l’organisation des élections de la direction et des conseils du département.

3)    Ressources Humaines :

- Accompagner les enseignants du département dans leurs démarches administratives ;
- Participer à la mise en œuvre de la procédure des services d’enseignement ;
- Aider à suivre les dossiers de vacataires ;
- Effectuer le suivi global administratif des divers personnels affectés au département ;
- Gérer les badges d’accès des enseignants chercheurs (créations, remplacements, prêts).

4)    Communication :
- Participer à l’organisation d’évènements et de manifestations ;
- Participer à l’élaboration de documents de communication propres au département puis les mettre à jour ;
- Envoyer des documents et courriers pour la promotion des formations du département ;
- Mettre à jour le site intranet et/ou extranet du département.

 

Activités en lien à l’aide à la coordination des secrétariats de la FSI :
- Assurer le secrétariat administratif/financier de tout projet d’ordre transversal
- Assister la coordinatrice des secrétaires de département dans la prise en charge des aspects administratifs du pilotage de service
- Venir en soutien des activités des secrétariats de départements afin de pallier toute discontinuité de service
- Assurer la circulation de l’information.

 

Profil

Savoirs :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une université
- Connaissance générale du LMD,
- Connaissance des principales règles des obligations de service des enseignants
- Connaissance des notions de base en matière de finances publiques et de comptabilité budgétaire


Savoir-faire technique et méthodologique :
- Connaitre les notions de base en techniques de management de personnel
- Maîtriser les opérations de calcul élémentaire et des notions de rapports/pourcentages
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
- Utiliser les outils bureautiques, notamment du logiciel Excel, et des outils logiciels spécifiques à l’activité
- Prendre des notes et rédiger des documents ou des rapports
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Savoir rendre compte
- Savoir travailler en autonomie
- Savoir rechercher l’information et la vérifier
- Travailler en équipe et en relation partenariale.


Savoirs comportementaux :
- Capacité à animer une équipe ou un réseau
- Capacité d’organisation
- Aptitude à l’écoute, au dialogue, à la communication
- Aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions
- Réactivité


Niveau et diplôme exigé /expériences souhaitées :
Expérience en établissement d’enseignement et/ou sur des missions de comptabilité budgétaire

 

Informations
employeur

Poste ouvert uniqement aux contractuels pour un CDD d'un an

Pour toute demande de renseignements sur le poste : Marie-Odile LAURENT – marie-odile.laurent@univ-tlse3.fr

Nous vous remercions par avance de transmettre votre candidature (CV + lettre de motivation) UNIQUEMENT PAR MAIL à l'adresse suivante : recrutement@univ-tlse3.fr en rappelant la référence suivante : FSI-SEC-COO

 

L'UT3 met en œuvre une politique d'égalité des chances et encourage les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, en excluant toute discrimination.