Assistant.e administrative dans le domaine des marchés publics liés aux bâtiments et moyens - H/F

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France !

• Catégorie fonction publique : C

• Localisation : ANNECY

• Type de recrutement : Poste permanent

• Bassin géographique : Bassin annécien

• Durée hebdomadaire de travail : 39h00

• Métier/Champ d'action : Affaires générales

• Temps de travail : 100%

• Filière / cadre d'emplois : Administrative - Adjoint administratif territorial

• Grade : Tous les grades du cadre d'emploi

Finalité du poste / Contexte : 

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine des marchés publics liés aux bâtiments et moyens; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité Marchés publics de la Direction des Bâtiments.

Missions principales :

Sous l’autorité hiérarchique du responsable d’unité :

Traitement des dossiers et saisie de documents :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Rédiger des documents administratifs tels que des avenants, actes spéciaux de sous-traitance, courriers…
• Vérifier la validité des informations traitées
• Enregistrer ou saisir des données informatiques et utiliser les logiciels de finances, marchés publics et délibérations
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Respecter les délais de transmission des documents
• Assurer l’envoi des pièces de marchés aux entreprises
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique pour toutes questions relatives aux marchés :

• Renseigner et conseiller les entreprises et les collaborateurs internes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Recueillir les informations nécessaires pour appréhender le niveau d’urgence de la demande

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

• Photocopier, scanner et assembler des documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Intégrer les pièces d’exécution des marchés (ordres de service, actes spéciaux de sous-traitance, avenants…) dans la bibliothèque électronique du Département (GED)

Compétences :

• Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite (grammaire, orthographe, syntaxe)
• Qualités rédactionnelles
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
• Logiciels de bureautique et métiers
• Sens du travail en équipe et en autonomie
• Organisation et fonctionnement de la collectivité et de la Direction
• Ecoute active
• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail

Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 21 avril 2024 !