Assistant(e) administratif(ive) et financier(ère) du service Autonomie H/F

ICI, NOUS AVONS L’AUDACE DE RÉUSSIR ENSEMBLE

La Ville de Gennevilliers, commune de 48 000 habitant·es, porte l’ambition d’inventer un nouvel art de vivre populaire pour et avec les habitant·es. Transition écologique, éducation, émancipation, solidarité nous animent.

Premier port fluvial de France et forte de ses 41 000 emplois, la ville de Gennevilliers est parmi les plus dynamiques des Hauts-de-Seine. Facilement accessible en transport en commun (Métro, RER, tramway), à 10 minutes de Paris.

ICI, L‘HUMAIN EST AU COEUR DE L‘ ACTION PUBLIQUE

C’est en conjuguant le talent de 2 000 femmes et hommes que nous déployons un service public de qualité.

+ de 220 métiers

+ 100 recrutements par an

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CIA + 13ème mois.
• 25 congés annuels, nombre de RTT en fonction du cycle de travail hebdomadaire.
• Possibilité télétravail.
• Restauration collective, participation financière mutuelle et prévoyance.
• Comité des œuvres sociales, chèques vacances.
• Postes ouverts aux personnes en situation de handicap.

DIRECTION DE LA SOLIDARITÉ ET DEL’AUTONOMIE / CCAS
SERVICE : AUTONOMIE

Domaine d’activité
Pilotage, management et gestion des ressources
 

Famille professionnelle
Affaires générales
 

Métier
Assistant(e) de direction
 

Statutaire
Catégorie : B/C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois : Rédacteur
territorial ou Adjoint
administratif territorial
 

Grade prévu
Grades des cadres d’emploi ci-dessus.
 

Missions de la Direction et / ou du Service

Dans le cadre de la DSA, le CCAS vient en aide aux personnes en difficulté financière et/ou fragilisées socialement.
Il met en œuvre les solidarités et organise l’aide sociale au profit des habitants de la commune.
Ainsi, son rôle est de lutter contre l’exclusion, d’accompagner les personnes âgées, de soutenir les personnes souffrant de handicap et de gérer différentes actions destinées aux enfants et leur famille.
Dans ce cadre, le CCAS possède une double fonction : Accompagner l’attribution de l’aide sociale légale (instruction des dossiers de demande, aide aux démarches administratives…) et dispenser l’aide sociale facultative (aide alimentaire, aides financières…), fruit de la politique d’action sociale de la commune.
Une stratégie de réorganisation et de redéfinition des missions des services est actuellement à l’œuvre au sein de la DSA et plus spécifiquement  du CCAS pour 2023. L’objectif est aussi d’impulser de nouveaux projets innovants et de redonner une dynamique plus transversale aux différents sujets, tout en communiquant d’avantage sur nos actions et dispositifs…

Relations fonctionnelles

• Interne : Les directions municipales (DG, DRH, DAF, DSI, DIC, DCCS…) et personnels de la DSA
• Externe : Les usagers du CCAS et les habitants – les services déconcentrés de l’Etat, les services départementaux, les institutions (CAF, CPAM…), les associations et les partenaires privés.

Définition du poste
Sous la responsabilité du chef de service Autonomie, l’Assistant(e) administratif(ive) et financier(e) aura notamment en charge de :

• Assurer le suivi administratif et financier des opérations relevant du service
• Assurer le secrétariat du Chef de service
• Assurer un soutien administratif et financier aux Responsables de Pôle du service

Activités du poste
Assurer le suivi financier des opérations :

• participer à l'élaboration et au suivi du budget en lien avec le Chef de service et les Responsables de Pôles
• Participer à la vérification et à la transmission des engagements de paiement, des subventions et vérifier les services faits en relation avec les responsables ;
• assurer le suivi mensuel des dépenses (fonctionnement et personnel) et des recettes duservice sur ASTRE ;
• élaborer les outils nécessaires pour :

La gestion des documents (marchés, commande…),
La préparation budgétaire (BP – DM1 – DM2)

• assurer le suivi et la programmation des marchés afin d’anticiper les renouvellements etnouvelles procédures en lien avec le pôle Ressources
• assurer le suivi du planning des manifestations et des actions de communication correspondantes.

Assurer le suivi administratif du service :

• Rédiger des notes, des comptes-rendus et des courriers divers
• Suivi et enregistrement des délibérations du service
• Accueil physique et téléphonique, enregistrement du courrier et notes entrants et sortants
• Veille au bon fonctionnement matériel du service :

1. Soutien logistique
2. Organisation des réunions : réservation de salle, recherche de dates
3. communes
4. Suivi des commissions du service
5. Archivage
6. Gestion des fournitures, matériel bureautique et informatique

Participer à l’élaboration du rapport d’activité et à la centralisation des données chiffrés du
service
Collecter les données statistiques pour le Conseil d’Administration
Suivre les congés du service pour l’ensemble des pôles
Participer à la conception et à la mise en œuvre du plan canicule
Concourir à la continuité des missions du CCAS pour garantir la qualité de service aux usagers

Conditions de travail

• Travail en bureau
• Cycle de travail : 38h
• Télétravail

Moyens mis à disposition

• Structure (avec bureau équipé d’ordinateur, photocopieur, …)
• Budget de fonctionnement

Diplôme requis
CAP / BEP à Bac + 2

Formations obligatoires

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique

Compétences requises

SAVOIR (Connaissances)

• Connaissance du fonctionnement, des acteurs et dispositifs institutionnels des collectivités territoriales t de l’interaction des compétences des différents échelons (Etat, Département, Région, CCAS) en matière d’action sociale et sanitaire et de politique de la ville.
• Connaissance des politiquespubliques sociales.
• Connaissance de laréglementation et veillejuridique
• Connaissance des droits etdevoirs des fonctionnaires

SAVOIR FAIRE (Compétences)

• Aptitude à l’organisation démontrée par une expérience significative
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacité au travail partenarial et en équipe, à la gestion administrative et financière
• Bonne expression orale et écrite
• Savoir déceler les urgences et les priorités
• Élaborer des outils d’organisation (plannings, fichiers, tableaux de bord) et les tenir à jour
• Capaciter à analyser une demande

SAVOIR ETRE (Qualités)

• Disponibilité, réactivité et Flexibilité
• Bonne résistance physique et nerveuse
• Sens de l’organisation et de l’observation
• Ecoute, dialogue, discrétion, respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées et diplomatie
• Attachement au service public
• Esprit de synthèse
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Capacité d’analyse et d’interprétation de données chiffrées
• Autonomie, capacité à prendre des initiatives et à être force de proposition