Assistant de formation H/F

Hôpital Bicêtre  |  Titulaire, CDI

En Bref

  • Lieu de travail : LE KREMLIN BICETRE
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 29/07/2021
  • Valable jusqu'au : 29/09/2021
  • Code postal : 94270
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICETRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant.


Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire.

Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux. 

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

 

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé de la direction : Direction des Ressources Humaines

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

Le service de la formation continue assure la gestion de l’ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.

Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.

 

 

Composition de l’équipe :

  • 1 responsable de formation
  • 1 responsable adjointe
  • 9 assistantes de formation : 3 sur BCT, 1 sur ABC, 1 sur PBR, 1 sur APR, 1 sur RPC, 1 sur SPR et une sur Berck
  • 1 gestionnaire des stages (site PBR et BCT)

 

LIAISONS

 

Liaisons hiérarchiques :

  • Responsable de formation : Nathalie CROQUELOIS 
  • Responsable de formation adjointe : Emilie DELIANCOURT
  • Directeur des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles :

  • Les services de la direction des ressources humaines
  • Les directions fonctionnelles de l’établissement, les services économiques 
  • Les responsables des services de tous les secteurs
  • Les agents des sites : Antoine Béclère, Paul Brousse, Bicêtre
  • Le département du développement professionnel –DRH APHP
  • Le centre de la formation et du développement des compétences 
  • Les organismes extérieurs de formation : prestataires de congrès, universités
  • Les structures adressant des demandes de stage, les référents des pôles ou directions et les stagiaires
  • Les formateurs internes et externes  

Poste

Missions :

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : ASSISTANTE DE FORMATION 
  • Code métier : 45F70
  • Appellation locale : ASSISTANTE DE FORMATION
  • Grade : ADJOINT ADMINSITRATIF / AIDE SOIGNANT
  • Catégorie : C
  • Poste à pourvoir au  : 1er septembre 2021
  • Modalités de recrutement : ☒ Titulaire    ☒   CDI     ☐ CDD sur poste permanent     ☐ CDD remplacement (durée) :     
  • Schéma horaire : ☒ Jour            ☐ Nuit

 

 

ACTIVITÉS

Missions générales :

  • Assiste les Responsables de Formation
  • Accueille, informe et oriente le personnel (physique et téléphonique), gère les messages
  • Entretiens d’information et d’orientation 
  • Accompagne les agents dans leur parcours de professionnalisation : BC, VAE, Congé Professionnel de formation, Concours
  • Gestion et suivi, des dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP 
  • Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP 
  • Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission
  • Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels
  • Assure le travail de secrétariat : ouverture et tri du courrier, mise en signature, diffuser l’information, classer et archiver les dossiers du service
  •  Traite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation
  • Les dossiers des frais de missions (île de France et hors Ile de France) des agents avec les gestionnaires paye 

Participe à :

   o    l’accueil des intervenants et des stagiaires, 

   o    l’installation des matériels nécessaires à la formation 

   o    l’ouverture et la fermeture des salles de formation 

   o    Autres activités ponctuelles : 

            - Concours : assure la diffusion de l’information, aide à l’inscription sur le logiciel concours 

            - Gère la logistique du service : commandes de petits matériel

            - Participe à l’encadrement d’un stagiaire

            - Assure la continuité du service avec la gestionnaire des stages : peut être amenée à recevoir les stagiaires et réceptionner les dossiers.

 

Particularités du poste :

  • Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay peut être demandée

 

AVANTAGES

  • Autonomie
  • Flexibilité des horaires possible en fonction de la charge de travail

 

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires :

  • 35 heures hebdomadaires, 7h36 par journée travaillée, avec une amplitude horaire de 8h30 à 17h00. Les Repos hebdomadaires sont les samedis et dimanches.  
  • Les congés doivent être posés sur les périodes de congés scolaires de préférence

Quotité de temps : 100 %

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

  • Connaissance des procédures d’achat
  • Connaissance de l’institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
  • Possibilité de suivre la formation d’adaptation à l’emploi : « assistant de formation »

 

Qualités professionnelles requises :

  • Sens de l’accueil et de la communication
  • Esprit d’initiatives, dynamiste et sens des responsabilités
  • Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
  • Capacité à travailler en équipe
  • Savoir rendre compte, être polyvalent
  • Sens du service public

PRÉ-REQUIS 

Formations et/ou qualifications requises :

  • Maîtrise de l’outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie OutlookØ  Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)Ø  Techniques de communication physique et téléphonique

 

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • Chargée de formation

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS 

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Visuel sur informatique

 

 

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • Éclairage adapté

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

 

 

Informations
employeur

Lieu d’exercice : Bicêtre

Adresse : 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre

 

Moyens d’accès à l’hôpital :

 Métro : Ligne 7 | Arrêt : Le Kremlin-Bicêtre 

 

 Bus :

 

 - 123 | Arrêt : Convention-Jaurès

 - 47/ 131/ 323/ V1/V6 | Arrêt : Hôpital du Kremlin-Bicêtre 

 - 186 | Arrêt : Mairie du Kremlin-Bicêtre

Postuler à cette offre

Veuillez télécharger un cv

(Taille maximum : 1Mo
Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

BON à SAVOIR : Personnalisez votre message d'accompagnement selon les missions et le recruteur

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par La Gazette Emploi du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823.
Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers.
Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services utiles à vos activités professionnelles ou vous intégrer dans des annuaires professionnels.
Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.

Ces offres pourraient vous intéresser

Recevoir des offres d'emploi similaires par email

Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Agent d’administration
Localité : Val-De-Marne