Assistant de direction pour la direction générales (H/F)

Deuxième Ville des Yvelines avec 53 223 habitants, Sartrouville fait partie de la communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine qui regroupe également 18 autres communes des Yvelines et du Val-d'Oise. Constituée d’un vaste ensemble pavillonnaire et d’immeubles aux statuts variés, la Commune, qui est reliée à Paris d’un côté, et à Poissy ou Cergy de l’autre, possède 2 attraits majeurs : une Ville historique où s’exprime un certain art de vivre et un réseau de liaisons important avec Paris et l’Île-de-France (RER A, Transilien, nombreuses lignes de bus). Sartrouville, une ville au territoire attractif et reconnue pour la qualité de son cadre de vie.

Placé sous l’autorité du directeur général des services, vous apportez une assistance solide et permanente à notre directeur général des services et nos trois directeurs généraux adjoints. Vous serez responsable de la gestion efficace des activités clés de soutien, contribuant au bon fonctionnement de notre collectivité.

VOS MISSIONS

Vous serez en charge d’organiser l’agenda du DGS et des DGA en priorisant les rendez-vous et en assurant une planification efficace. Vous aurez également pour mission de rappeler les informations importantes, de transmettre les messages avec précision et de coordonner la logistique des réunions en veillant à ce que tous les éléments nécessaires soient en place pour des interactions productives.

Vous jouerez un rôle primordial en préparant et en suivant les dossiers du DGS et des DGA en amont des rendez-vous. Vous serez également en charge de rédiger des courriers et des notes, de saisir et de mettre en forme. Vous contribuerez aussi à maintenir une communication fluide en contrôlant les courriers transmis à la direction générale et en assurant une circulation efficace des documents internes.

Vous assurerez un accueil téléphonique et physique de qualité, offrant une première impression positive de la collectivité. Vous serez également en charge de filtrer les appels et d’orienter les interlocuteurs, tant en assurant une transmission fluide de l’information entre la direction générale et les différents services de la ville.

Vous serez responsable d’organiser et de mettre à jour les dossiers, de tenir à jour le classement électronique et papier du DGS et des DGA et d’assurer l’archivage des documents.  Vous anticiperez également les besoins en fournitures pour le classement et l’archivage, contribuant ainsi à maintenir un environnement de travail organisé et fonctionnel.

NOS ATTENTES

Vous êtes titulaire d’un BTS, DUT en assistanat de direction, assistanat de gestion. Vous aspirer à un rôle dynamique alliant organisation méticuleuse, communication efficace et sens du service public. Votre connaissance de l’environnement territorial sera un atout pour contribuer efficacement à nos missions. Vos qualités relationnelle et rédactionnelle et votre maitrise de l’outil informatique seront essentielles pour assurer un secrétariat de qualité.

VOS ATOUTS

Vous possédez une réelle appétence pour le service public en démontrant une implication dans votre travail, une assiduité et une disponibilité. Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre fiabilité prouvent votre efficacité. Votre capacité à anticiper les besoins, à travailler de manière autonome tout en respectant les obligations de discrétion et de confidentialité, sera également essentielle. Vous faites preuve de réactivité, de sens du travail en équipe et d’aisance relationnelle pour tisser des liens solides avec vos collègues et interlocuteurs.