Assistant de direction pôle Formation, Insertion Professionnelle, Vie Universitaire (FIPVU) F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : TALENCE
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 28/07/2021
  • Valable jusqu'au : 28/09/2021
  • Code postal : 33400
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université innovante. 

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années, l’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

Le pôle Formation, Insertion Professionnelle et Vie Universitaire (FIPVU) animé par une/un DGSA est un service général, placé sous la responsabilité hiérarchique directe du DGS.

Le pôle compte 10 structures dites de soutien (Direction de la formation et de la gestion des cursus, Directions de la Vie universitaire comprenant le service culture, les Bureaux de la Vie Etudiante, le service PHASE d’accompagnement des étudiants à besoins spécifique, la Mission d’Appui à l’Orientation et à l’Insertion Professionnelle, la Mission d’Appui à la Pédagogie et à l’Innovation, le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives, l’Espace Santé Etudiants - 2 structures à mission inter établissements - , le Centre Régional de Formation aux Carrières des Bibliothèques -Médiaquitaine et le Musée d’Ethnographie de Bordeaux). Le pôle pilote également le Schéma Directeur d’accessibilité numérique pour le compte de l’établissement, porté par le référent désigné par l’établissement.
Le pôle FIPVU est composé de 170 agents permanents (contractuels et titulaires), représentant une variété de métiers. Il recrute chaque année plus d’une cinquantaine d’emplois étudiants et services civiques, répartis sur différents sites.
Le pôle FIPVU rassemble donc des fonctions soutien ayant vocation et un intérêt à travailler ensemble pour être plus efficaces, répondre aux ambitions stratégiques de l’établissement. Il installe accompagne, suit et assure les bilans de toutes les réformes nationales relevant de son périmètre (ORE, BUT, Santé, CVEC...), dispositifs ou projets et évènements structurants.

Poste

Missions :

Les missions de l'assistant.e de direction du pôle FIPVU sont :

  • Assurer l'organisation et le secrétariat de la Commission Formation et vie universitaire (CFVU) , instance centrale de l'établissement (10 réunions annuelles)
  • Assurer l'assistanat de direction du/de la DGSA, délégué.e au pôle FIPVU et de la Direction de la Vie Universitaire (DVU), pour la gestion de leurs agendas et contrôler les échéances,  l'organisation de réunions et la rédaction de compte-rendu de réunions
  • Coordonner la gestion des dossiers courants en suivi RH, la collecte et la vérification des dossiers de promotion du pôle avant validation par le/la DGSA ou le/la DVU ou encore formaliser les documents du Plan de gestion des emplois du pôle FIPVU, apporter un appui dans le processus de recrutement des agents de la DVU ou assuré par le/la DGSA
  • Suivre ponctuellement des dossiers spécifiques et/ou transverses à la demande de la direction
  • Exécuter les dépenses de la ligne "Fonctionnement général " du pôle FIPVU et assurer son suivi : 15 000 euros
  • Gérer les missions des Directeurs (2), des agents de la Direction de la Formation et de la Gestion des Cursus (5) et DGSA (1) du pôle FIPVU
  • Suivre les opérations liées au fonds VP formation : 100 000 euros
  • Mettre à jour les pages web relatives à l'organisation du pôle FIPVU et les organigrammes du pôle, ou encore celles relatives à la CFVU
  • Organiser les évènements du pôle FIPVU : accueil des nouveaux arrivants, séminaire de fin d'année...
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
  • Coordonner le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité des personnels installés au bâtiment C4 service
  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ou des tableaux de bord
  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
  • Aider au pilotage du pôle et de la direction de la vie universitaire par la formalisation de documents et leur renseignement selon les instructions reçues.
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
  • Gérer et suivre les circuits de signature et de courrier
  • Gérer les présidences de jury de bac en lien avec la Direction des examens et Concours, les composantes de formation  et les enseignants concernés 

Profil

Savoirs 

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
  • L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
  • Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines
  • Connaissance en gestion budgétaire et comptable


Savoir-faire

  • Planifier son activité et organiser son travail
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement des activités et tâches
  • Rechercher l'information, la vérifier, la traiter et la classer
  • Utiliser les logiciels de bureautique
  • Utiliser les techniques de classement et d'archivage notamment numériques
  • Maîtriser les technique rédactionnelles (messages courts et rédaction de PV d'instance ou compte-rendu de réunion) et la prise de note en séanceTravailler sur plusieurs dossiers en parallèle
  • Faire preuve de rigueur et d'un grand sens de l’organisation, de clarté, de précision
  • Savoir gérer la polyvalence


Savoir-être

  • Informer et rendre compte sous toutes les formes
  • Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes aux profils variés
  • Etre autonome et réactif
  • Savoir appliquer le principe de confidentialité
  • Sens de l'organisation
  • Sens de l'initiative
  • Savoir gérer son stress en période de forte activité


Une pratique courante des outils bureautiques(word, excel), des outils collaboratifs et de messagerie (nuxeo, zimbra) et des applications de gestion financière (GFC) est absolument nécessaire

Informations
employeur

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 27 août 2021

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Assistant de direction
Localité : Gironde