Assistant contrats transversaux et aide au pilotage de la qualité du BGFh/F

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, Sorbonne Université emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche et 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la direction : La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) participe à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’innovation en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses, et est responsable de sa mise en œuvre. La DR&I porte également le Service des activités industrielles et contractuelles (SAIC) de Sorbonne Université.

Présentation du service : Au sein de la DR&I, le Bureau de gestion financière (BGF) des contrats de recherche a pour mission de gérer financièrement l’ensemble des conventions de recherche quel que soit le financeur, pour un montant variant entre 60 et 70 millions d’euros par an. Il est l’interface entre la centaine de laboratoires et les financeurs des contrats, il met les crédits en place et veillent à ce que les financeurs reçoivent tous les justificatifs nécessaires. Il est le garant des comptes pour toutes les conventions de recherche.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu 75005 Paris

Libellé de Fonctions : Assistant-e contrats transversaux et aide au pilotage de la qualité du bureau de la gestion financière des contrats de recherche

Catégorie : A

Corps : ASI               

BAP : J

Emploi-type : Assistant-e gestion financière et comptable

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)

Mission : Sous l’autorité de la Chargée des contrats stratégiques et du pilotage de la qualité et en lien avec la Responsable de bureau, l’Assistant-e des contrats transversaux a pour mission d’accompagner le bureau dans l’amélioration de la dimension financière des projets stratégiques pour la recherche de Sorbonne Universite (MESR, PIA, France 2023, …).

Elle/il est l’interlocuteur-rice privilégié-e des chargés de développement et des chargés d’affaires des bureaux de développement pour toute question liée à l'exécution et au suivi financier des projets de recherche transversaux.

Elle/il fournit également un appui pour le contrôle de la qualité, en collaborant sur les indicateurs de suivi interne et les outils de pilotage financier, destinés aux laboratoires et à la Direction de la Recherche et de l'Innovation (DR&I).

Activités principales :

• Gestion d’un portefeuille de contrats interfacultaires et de certains contrats facultaires
• Mise en place et suivi de l’outil de gestion des frais généraux et de l’eOTP mutualisé pour les unités de recherche
• Contribution à la démarche qualité, au contrôle interne, et au suivi des indicateurs du bureau
• Appui à la chargée des contrats stratégiques, et ponctuellement aux chefs de pôle et à la cheffe de bureau.

Pour les contrats dont elle/il a la responsabilité, elle/il est chargé,e de :

• Création et modélisation de la convention dans l’outil de gestion financière SIFAC (eOTP et PFI)
• Mise en place du budget de manière pluriannuelle
• Contrôle d’éligibilité pour toutes les dépenses (factures, missions, stagiaires, salaires …) en fonction du contrat de recherche
• Préparation des échéanciers de factures clients
• Préparation de la justification financière et tout document demandé par le financeur
• Préparation des dossiers d’audit pour les justifications des contrats européens ou autres
• Émission de factures clients
• En lien permanent avec l’Agence comptable pour la prise en charge comptable des factures clients, rapprochement avec les encaissements et recouvrement
• Prélèvement de la participation aux coûts induits par les conventions de recherche 

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de SU
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Bonne connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique.

Savoir-faire :

• Bonne maîtrise informatique, notamment pour l’utilisation des logiciels Sifac, Word et Excel
• Bonne connaissance des exigences de justification des organismes publics (Europe, ANR, DGE, BPI, REGION, CANCEROPOLE…)
• L’organisation de son poste de travail
• Savoir organiser et planifier son travail à partir des priorités
• Proposer des améliorations

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels 
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de gestion
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à développer ses connaissances et compétences
• Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation