Assistant administratif et financier projets et programmes F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : BORDEAUX
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 20/10/2021
  • Valable jusqu'au : 20/12/2021
  • Code postal : 33000
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université innovante. 

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années, l’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

Le service de la coordination administrative et financière (SCAF) a comme mission le soutien administratif, logistique et organisationnel au service des projets, des programmes et des directions :

  • Assistance administrative à la gouvernance des projets (organisation des instances, comités de tutelles, comités de pilotage, événements : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions, organisation de journées ou réunions de lancement ou de présentation.)
  • Assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques (conseil de gestion, instances thématiques de type CTO, commission d’évaluation), notamment l’IdEx Université de Bordeaux : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions
  • Mise en oeuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site.), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.
  • Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l’activité du pôle PAS
  • Assistance agenda (pôle et directions)
  • Gestion des budgets du pôle

Poste

L’assistant-e administratif et financier projets et programmes a comme mission :

  • L’assistance administrative à la gouvernance des projets stratégiques (organisation des instances, comité de tutelles, comité de pilotage, évènements : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions, organisation des journées ou réunions de lancement ou de présentation.)
  • L’assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques (conseil de gestion, instances thématiques de type CTO, commission d’évaluation), notamment l’IdEx Université de Bordeaux : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions
  • Mise en oeuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.

Descriptif des missions:

  • Rédiger les convocations, préparer les documents et les transmettre, rédiger les comptes rendus et relevés de décision et les transmettre
  • Renseigner des tableaux de suivi selon les instructions reçues
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques : réservation des lieux, lien avec les prestataires, organisation des plannings des différents intervenants et prestataires, accueil des participants et réalisation des bilans)
  • Attribuer les crédits budgétaires affectés aux projets (création et mise à jour des fiches opération, création et mise à jour des codes analytiques, rédaction et mise en signature et mise en paiement des arrêtés)
  • Contribuer aux budgets initial et rectificatifs
  • Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
  • Contribuer à l'élaboration du budget et des décisions modificatives correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses, en lien avec la Direction Analyse Économique et Études Statistiques
  • Participer à l’établissement, à partir du système d'information de l'établissement, des états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
  • Mettre en place ou actualiser les processus de gestion financière ; les diffuser auprès des opérateurs
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Assurer la circulation de l'information

Profil

Savoirs :

  • Connaître l’université et son organisation
  • Maîtriser les systèmes d'information budgétaires et financiers (une formation sera proposée à l'agent recruté)


Savoir-faire :

  • Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Rendre compte
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Travailler en équipe
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
  • Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
  • Attribuer les crédits budgétaires affectés aux conventions
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures


Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Rigueur et méthode
  • Fiabilité
  • Adaptabilité/polyvalence

Informations
employeur

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 3 novembre 2021 à :

candidature@u-bordeaux.fr

Rémunération à partir de 1649 € bruts par mois selon la grille des agents contractuels de catégorie B et selon profil et expérience

Ces offres pourraient vous intéresser

Recevoir des offres d'emploi similaires par email

Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Directeur financier, Contrôleur de gestion, Responsable de gestion budgétaire et financière, Responsable de gestion comptable, Assistant comptable et budgétaire, Coordonnateur budgétaire, Agent de gestion financière, budgétaire ou comptable, Coordonnateur d’administration générale, Secrétaire, Assistant de direction, Gestionnaire-instructeur administratif, Assistant administratif, Expert qualité, Responsable de la politique des achats, Acheteur public, Responsable de centre de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire courrier - archives courantes, Responsable de l’établissement et du suivi du budget, Gestionnaire budgétaire, Contrôleur de gestion, Affaires juridiques, Cadre juridique, Consultant juridique, Assistant juridique
Localité : Gironde