ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F

INSEP  |  CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 27/09/2021
  • Valable jusqu'au : 27/11/2021
  • Code postal : 75012
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’INSEP, Institut National du Sport, de l’Expertise et de la Performance, est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports.

 

Comprenant 300 agents et plus de 150 entraîneur.e.s permanent.e.s, l’INSEP est notamment chargé d’offrir à l’élite sportive française des conditions optimales permettant de concilier entraînement et formation scolaire, universitaire ou professionnelle. Sélectionné.e.s sur des critères de performance sportive par les fédérations sportives partenaires, près de 800 sportives et sportifs sont actuellement accueillis quotidiennement au sein de 18 « Pôles France ». En application des dispositions du décret n°2009-1454 du 25 novembre 2009 relatif à l’Institut national du sport, de l’expertise et de la performance, l’établissement favorise par son expertise, la diffusion des bonnes pratiques et contribue au développement cohérent et à la mise en commun de ressources et d’activités au sein du réseau grand INSEP (centres d’entraînement et de formation de haut niveau labellisés, maillant le territoire français (CREPS, Écoles nationales, CNSD, etc.). L’INSEP accompagne les sportifs de haut niveau et leur encadrement et est en appui des fédérations olympiques et paralympiques dans leur projet de performance fédéral.

Poste

Au sein du pôle administration, l’assistant(e) administratif(ve) est placé(e) sous l’autorité directe de la responsable de l’unité d’expertise des ressources humaines.

L’unité est composée de 2 agents :

  • 1 responsable
  • 1 Responsable de la formation professionnelle des personnels.

 Missions et activités principales :

Il/elle sera chargé(e) de l’organisation, du suivi administratif et logistique des formations à destination des personnels de l’institut. Il/elle sera également en charge du suivi financier et de l’exécution budgétaire. Il/elle assurera à cet effet :

Le suivi administratif :

  • Traitement administratif des conventions de formation dans le respect réglementaire,
  • Rédaction et envoi des convocations, des ordres de missions, des autorisations d’utilisation de véhicules.
  • Mise à jour de tableaux de suivi.
  • Traitement du courrier et de la circulation des parapheurs.

 

Le suivi logistique :

  • Organisation des demandes d’entrée sur le site.
  • Elaboration et suivi des commandes d’accueil café.
  • Réservations de salles, des transports, de l’hébergement, …

 

Le suivi financier :

  • Traitement administratif des demandes de remboursements de frais de mission.
  • Suivi du budget formation (220 K€ annuel).
  •    Via le logiciel financier Qualiac :  établissement des demandes d’achats et des services faits, suivi des commandes, ...

 

Activités associées :

  • Ouverture/clôture des formations.
  • Participation à des réunions.
  • Participation à l’élaboration des actions de formation (étude des besoins, propositions, recherches d’organismes).

Profil

Connaissances-savoir :

  • Connaissance des pratiques comptables et des techniques de secrétariat.
  • Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif.
  • Notions de procédures administratives en matière de gestion financière.
  • Méthodes et techniques de recrutement et méthodes de tests.
  • Maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint, …) et de transmission digitale de l’information.
  • Solides capacités relationnelles, étant donné la variété de ses interlocuteurs, ainsi que d’excellentes compétences en matière de communication, tant écrite qu’orale.
  • Connaissance des pratiques comptables et des techniques de secrétariat.

 

Savoir –faire :

  • Suivre des procédures.
  • Effectuer des recherches documentaires (médias, Internet, revues professionnelles…).
  • Capacité à travailler en autonomie, sous la responsabilité de la responsable de l’UEGPRH.
  • Capacité à travailler en équipe (avec des valeurs d’entraide et d’attitude positive).
  • Se positionner comme "fonction appui".
  • Faire plusieurs choses à la fois et une rapidité d’exécution.

 

Savoir –être :

  • Sens du relationnel.
  • Sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
  • Rigueur et sens de la méthode.
  • Sens de l’écoute et du dialogue.
  • Discrétion et loyauté.
  • Réactivité, adaptabilité et proactivité.
  • Esprit d’analyse et d’initiative.

Horaires : 37 heures hebdomadaires.

Date de prise de fonction : dès que possible.

Modalités de recrutement :

  • Profil recherché : catégorie C de la fonction publique. Gent contractuel.
  • Diplôme requis : bac, Bac+2 BTS assistant de direction, gestionnaire administratif et/ou financier.

Poste ouvert uniquement aux agents contractuels. Renfort ponctuel de trois mois.

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