Adjoint en gestion de scolarité F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 23/09/2021
  • Valable jusqu'au : 23/11/2021
  • Code postal : 75017
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FDLL40

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :
Le secrétariat de l’UFR de sociologie et d’informatique pour les sciences humaines assure l’administration des Affaires de l’UFR sous l’autorité du Directeur de l’UFR et se charge plus particulièrement du suivi pédagogique des étudiants de Licence, des étudiants de Master et la cellule PIX.

Présentation du service  :
La cellule Pix est chargée sous l’autorité du correspondant Pix, d’organiser la formation aux compétences numériques des étudiants, des personnels de la faculté des lettres de Sorbonne-Université et les personnes extérieures à l’Université dans l’optique d’une épreuve de certification qui relève du ministère mais organisée par elle, l’université étant centre certificateur.

Elle assure aussi le suivi pédagogique de l’ensemble de ces étudiants pour les évaluations en contrôle continu intégral sur ordinateur en salle automatisée. Gestion de masse (un millier d’étudiants).

Localisation :
UFR de Sociologie et Informatique - Cellule Pix
Centre Malesherbes - 108 Boulevard Malesherbes, 75017 Paris
Centre Clignancourt - 2 Rue Francis de Croisset, 75018 Paris

Poste

(réf.FDLL40)

Mission :
Il/Elle participe aux missions du service en collaboration avec la responsable administrative au centre Malesherbes et au centre Clignancourt.

  • Assure l’accueil et l’information des étudiants de licence et des personnes extérieures et personnels administratifs.
  • Participe à la gestion pédagogique des étudiants en formation et également à l’inscription aux épreuves de certification (800à 950 étudiants en 2020-2021 pour chaque semestre).

Activités principales :

  • Accueil physique et téléphonique et renseignement des étudiants.
  • Gestion scolarité (inscription des étudiants à l’enseignement Pix via Apogée, gestion des IPWeb, inscription pédagogique sur Apogée, résultats examens contrôles continus et examens finaux sur Apogée, report de résultats antérieurs si nécessaires.
  • Gestion du planning des formations préparatoires des sites Clignancourt et Malesherbes.
  • Diffusion de l’information en interne et externe (courrier, affichage, mailings et téléphone).
  • Saisie et modifications des inscriptions pédagogiques.
  • Établissement des listes d’émargements des TD et gestion des impressions des cours.
  • Suivi pédagogique des étudiants des sites Clignancourt et Malesherbes : réservation des salles dédiées
  • Établissement des listes pour les épreuves de certification.
  • Convocation des étudiants : par mail, affichage et sur le site de l’Université.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France,
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université,
  • Connaissance des maquettes des diplômes de l’ensemble des UFR
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle,
  • Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés (APOGEE, OUTLOOK, etc…).

Savoir-faire requis :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
  • Savoir rendre compte,
  • Maitriser les logiciels bureautiques,
  • Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes,
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences.

Savoir-faire :

  • Être organisé.e et gérer son activité,
  • Utiliser des logiciels (Word, Excel),
  • Planifier son travail,
  • Proposer des améliorations,
  • Travailler en équipe.

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie,
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :

  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,
  • Autonomie, méthode et rigueur,
  • Sens de l’organisation et de la coordination,
  • Aptitude à travailler en équipe,
  • Respect de la confidentialité inhérente aux examens
  • Sens du contact et des relations humaines,
  • Polyvalence, autonomie et disponibilité.

Informations
employeur

CDD ouvert uniquement aux contractuels (remplacement d’un agent en congé maternité).

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

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