1 chargé d’accueil et de scolarité (F / H)

CA RAMBOUILLET TERRITOIRES  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : RAMBOUILLET
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 21/09/2021
  • Valable jusqu'au : 21/11/2021
  • Code postal : 78120
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 km de Paris, la communauté d’agglomération Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.

Sa situation géographique lui confère des richesses naturelles environnementales et culturelles. Elle jouit d’une attractivité économique avec plus de 170 hectares de zones d’activités.

La Communauté d’Agglomération a notamment pour compétence l’aménagement de l’espace communautaire, le développement économique, la voirie d’intérêt communautaire, l’environnement et le développement durable, la culture et le sport, l’action générationnelle et intergénérationnelle, l’assainissement et la GEMAPI. Ses champs d’intervention ont fortement évolué depuis sa création et son développement a vocation à se poursuivre.

Le conservatoire de musique, danse et art dramatique Gabriel FAURÉ regroupe deux établissements : un situé à Rambouillet (700 élèves) et un à Saint-Arnoult-en-Yvelines (400 élèves). L’équipe administrative est composée de 7 agents et l’équipe enseignante de 57 agents.

Poste

Missions :

Sous l’autorité hiérarchique directe de la responsable administrative, et en lien avec le Directeur du Conservatoire pour toute la partie pédagogique, vous êtes chargé(e) :

 

Gestion de l’accueil

- physique et téléphonique du Public

 

Gestion de la scolarité

- de l’accueil physique et téléphonique du public

- de l’information aux usagers sur les questions de scolarité et le cursus pédagogique, en lien avec le Directeur de l’établissement, tout au long de l’année 

- des opérations comptables du conservatoire

- de la mise à jour du règlement intérieur 

- de la mise à jour des documents relatifs à la rentrée 

- de la préparation et de la saisie des réinscriptions et inscriptions des élèves (dossiers d’inscriptions, listes d’attente, effectifs des classes) 

- du suivi et de la mise à jour des listes d’élèves (absences, …) 

- de la gestion des plannings enseignants, par discipline (suivi des absences, …) et de l’information aux élèves par e-mail

- de la communication administrative avec les familles (reports de cours, absences de professeurs, modifications de planning,…) 

- de la rédaction de courriers, d’attestations de scolarité

- de l’organisation des examens : conception des plannings, constitution et édition des listes de passages des candidats, élaboration et envoi des convocations, élaboration du planning des salles, préparation des pochettes d’examens pour les jurys, enregistrement, affichage et archivage des résultats

- de l’archivage des dossiers des élèves

- de la mise à jour et du suivi de la scolarité dans le logiciel I-Muse

- des propositions d’harmonisation sur le fonctionnement général

 

Gestion diverse :

- de la mise à jour des variables, de la passation des documents pour signature entre RH avec les professeurs

- du suivi du nettoyage des locaux et du visa du service fait

- de la transmission aux infrastructures des demandes de petites réparations liées au bâtiment

- de la rédaction de documents juridiques (décision, projet de délibération, convention)

- de l’aide au compte-rendu du conseil d’établissement

- des achats et du suivi des stocks des fournitures diverses (partitions, petits matériels bureautiques …)

- de l’élaboration de la partie fonctionnement en concertation avec la responsable administrative

- à la demande de la responsable administrative, de l’état des recettes

- de l’élaboration de la grille tarifaire annuelle en concertation avec le service financier

- de l’affichage des manifestations ou des supports de communication des prestataires extérieurs et de la bonne tenue des présentoirs (rangement le soir et mise à jour lors des dates passées)

 

Régies :

- de la gestion des régies d’avances et de recettes, en qualité de mandataire, au vu de la délibération du Conseil Communautaire, des tarifs et réduction applicables aux cotisations,

- de l’encaissement des frais d’inscription via CB ou chèque

- du suivi des flux des comptes DFT selon les modes de règlement des

* des inscriptions

* des cotisations

* des locations sur l’Exercice

- du rapport comptable semestriel avec le Responsable des Recouvrements des Régies.

Profil

  • Formation de niveau bac + 2 (assistanat administratif ou de direction) et/ou expérience professionnelle similaire avérée au sein de la fonction publique territoriale
  • Avoir une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi qu’une sensibilité et une appétence pour les activités culturelles
  • Excellentes capacités organisationnelles et rédactionnelles
  • Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook…), des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux…) et des outils d’échange d’information et de planification (internet, agenda électronique partagé et échange de fichiers en ligne…)
  • La connaissance du logiciel Imuse serait un plus
  • Aptitude à travailler en équipe et aussi en autonomie
  • Aisance relationnelle, d’écoute et d’expression orale avec amabilité, courtoisie et diplomatie
  • Sens du service public, de la discrétion et de la confidentialité

Particularité du poste :

- rythme de travail lié aux périodes scolaires avec des pics de forte activité en termes de charge de travail (rentrée scolaire, fin d’année…)

Conditions d’emploi :

Temps de travail hebdomadaire : du lundi au vendredi de 14 heures à 22 heures

Missions pouvant être effectuées sur l’un ou l’autre des deux sites du conservatoire.

25 jours de congés annuels et jours de RTT

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, CNAS, participation employeur à la complémentaire santé

Informations
employeur

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Domaine/Métier : Agent de gestion administrative
Localité : Yvelines