Secrétaire pédagogique H/F

UNIVERSITE PARIS 8  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 29/07/2021
  • Valable jusqu'au : 29/09/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Depuis sa création comme Centre expérimental à Vincennes en 1968 puis son implantation à Saint-Denis en 1980, l’université Paris 8 est aujourd’hui un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres : 22 000 étudiants, 11 UFR, 5 instituts (dont 2 IUT), 4 écoles doctorales et 6 domaines de formation.

L’UFR Langues et Cultures Etrangères

L’UFR Langues et cultures étrangères (LLCER-LEA) a une double vocation : former des spécialistes de langues, littératures et civilisations étrangères en formations « spécialistes » et accueillir des spécialistes d’autres disciplines au Centre de Langues (CDL). La Licence LLCER de l’Université Paris 8 se décline en quatre parcours (auquel s’ajoute une double licence anglais-histoire) fondés sur une ou plusieurs langues étrangères dans un souci de prise en compte de la diversité des débouchés professionnels qu’elles offrent dans le contexte actuel, qu’on l’envisage sous l’angle de la mondialisation, de la montée en puissance des pays émergents ou de la construction européenne. La licence LEA (Langues Etrangères Appliquées), a vocation professionnalisant, associe l’étude de deux langues étrangères et se décline en 3 parcours.

Chiffres UFR LLCER-LEA

L’UFR Langues et Cultures Etrangères (LLCER-LEA) compte environ 2200 étudiants inscrits en formations Licence et Master.

Le Centre de Langues (CDL) qui fait partie intégrante de l’UFR LLCER-LEA a pour vocation d'enseigner et d’organiser des enseignements en langue vivante à destination des étudiants et des personnels provenant de toutes les composantes de l'université. Le CDL offre chaque année à plus de 7000 étudiants des enseignements en 13 langues étrangères (allemand, anglais, arabe, berbère, catalan, chinois, coréen, espagnol, hébreu, italien, japonais, portugais et russe).

L’UFR comptabilise 130 enseignants-chercheurs (titulaires, contractuels) et environ 100 chargés de cours (intervenants extérieurs). L’équipe administrative de l’UFR est composée actuellement de 12 agents.

Poste

Missions :

MISSION DU POSTE

Accueillir, informer et accompagner les étudiants, les équipes enseignantes

    • Accueillir les usagers (physique, téléphone, courriel)
    • Assurer la gestion administrative et pédagogique du secrétariat (courriers, classement, archivage, affichage, transmission des problèmes matériels)
    • Diffuser l’information et affichage (emplois du temps, absences des enseignants, modifications horaires, salles, dates d’examens, etc…)
    • Saisir et mettre à jour des bases de données
    • Participer aux opérations de logistique du service, assister les équipes enseignantes
    • Réaliser des opérations de gestion courantes dans le domaine de scolarité                         

MISSIONS SPECIFIQUES

Assurer l’interface entre étudiants, enseignants et composantes de l’université

    • Gérer les préinscriptions (sur Moodle) et inscriptions pédagogiques des étudiants aux cours de langues (I.P) sur le logiciel dédié «Apogée» (vérification et saisie si besoin des I.P)
    • Saisir les notes sur Apogée, en lien avec les secrétariats pédagogiques des différentes composantes et la cellule Apogée
    • Rendre compte régulièrement de ses activités au coordinateur du CDL
    • Renseigner les chargés de cours (vacataires) sur la saisie informatique de leur dossier de prise en charge administrative
    • Suivre l’organisation logistique des tests de niveau de langue et communiquer sur leurs modalités
    • Diffuser les résultats des tests de niveau aux étudiants
    • Participer à l’actualisation du site web de Centre de Langues
    • Participer à la mise en place de la certification en langues

Contexte et spécificités

Complexité : grande diversité des publics des différentes composantes et de l’offre de formations proposées par le CDL avec pour chacune d’elles des spécificités organisationnelles.

Bonne maîtrise des outils informatique

Profil

Connaissances requises pour le poste

- Connaissance générale de la réglementation administrative et juridique relative aux établissements de l’enseignement supérieur

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et des règles de scolarité

- Connaissance et maîtrise des applications dévolues aux admissions et inscriptions des étudiants (Logiciel Apogée, Moodle, EDT Soft)

Compétences professionnelles

  • Connaissance générale de la réglementation administrative et juridique relative aux établissements de l’enseignement supérieur
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université
  • Connaissance des règles de scolarité
  • Culture internet

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir travailler en équipe et rendre compte à sa hiérarchie
  • Capacité de dialogue et d’écoute
  • Capacité d’adaptation
  • Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l’information : veiller à la fiabilité de l’information
  • Sens de l’organisation, rigueur et disponibilité

Savoir-faire comportemental

  • Réactivité
  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Rigueur/fiabilité
  • Capacité d’écoute
  • Capacité d’adaptation

Informations
employeur

Afin de candidater, veuillez adresser un CV et une lettre de motivation à :

Catherine RENAUT Responsable Administrative et Financière UFR LLCER-LEA

catherine.renaut02@univ-paris8.fr

Hanane BOUTENBAT Directrice du Centre de Langues (CDL)

hanane.boutenbat@univ-paris8.fr

Sylvie MAZINGHIEN Chargée de recrutement

Sylvie.mazinghien@univ-paris8.fr

Date limite de candidature : lundi 30 août 2021

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Coordonnateur d’administration générale, Secrétaire, Assistant de direction, Gestionnaire-instructeur administratif, Assistant administratif, Expert qualité, Responsable de la politique des achats, Acheteur public, Responsable de centre de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire courrier - archives courantes
Localité : Seine-Saint-Denis