VILLE DE CLICHY LA GARENNE

RESPONSABLE DU SERVICE ETAT CIVIL H/F

VILLE DE CLICHY LA GARENNE  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : CLICHY
  • Catégorie : A, B
  • Date de publication : 13/01/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Ville de 60 000 habitants, à proximité immédiate de Paris, idéalement desservie par les transports en commun, membre du Territoire Boucle Nord de Seine et de la Métropole du Grand Paris, Clichy se transforme dans le cadre d’un ambitieux programme de développement, d’attractivité et de modernisation axé sur une dynamique urbaine, la qualité de vie, et la mise en place de nouveaux services à la population.

Poste

Missions :

Sous la responsabilité de la directrice, vous êtes en charge du service état civil et de la gestion administrative de la direction. Vous participez au Recensement de la Population et assurez l’intérim de la Directrice en binôme avec le Responsable des Affaires Générales Elections durant ses absences. Vous encadrez une équipe de 7 agents. Vous participez à la gestion, l’optimisation et le développement des activités de la direction. Vous êtes garant de l’application des textes réglementaires relatifs à votre périmètre d’activité.

Vos missions s'articulent autour des activités suivantes : 

GESTION DE L’ETAT CIVIL

  • Accompagnement administratif et juridique de la gestion des dossiers d’état-civil : contrôle et relecture des actes d’état-civil et  suivi des rectifications d’actes.
  • Suivi de l’instruction des dossiers de mariages : appui du centralisateur dans les dossiers nécessitant une interrogation du parquet ; suivi des auditions avant mariage : présence au côté de l’adjoint de secteur pendant l’audition et rédaction des comptes-rendus ; présence au côté de l’élu durant les célébrations (par roulement avec les agents).
  • Intervention directe auprès du public en cabine en  appui des agents polyvalents et cas de conflit.

VEILLE JURIDIQUE

  • Suivi des textes réglementaires en matière d’état-civil (filiation, mariage, droit international) et diffusion du contenu auprès des collègues du service  sous forme de note et pendant les réunions de service
  • Accompagnement du développement de l’e-administration

MANAGEMENT

  • Encadrement direct des agents du « back office » de l’état civil

GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION

  • établir le planning hebdomadaire de l’ensemble des agents de la direction
  • gestion des stocks : suivi des commandes de consommables, fournitures de bureau et administratives 
  • gestion de la régie en qualité de régisseur ou de régisseur suppléant.
  • gestion administrative de son périmètre d’activité
  • gestion budgétaire des activités de la direction, en liaison avec le responsable des Affaires générales / Elections

POLYVALENCE

  • Intervention en appui sur l’ensemble des domaines d’activités de la direction : cimetières et affaires générales / élections
  • Assurer l’intérim de la directrice en son absence en binôme avec le responsable du service Affaires générales/ Elections
  • concevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d’activités et assurer leur mise à jour
  • veille au respect et à l’application des textes en vigueur
  • en lien avec la direction de la communication, rédiger les fiches pratiques administratives à destination du public et veiller au réapprovisionnement dans la salle d’accueil

Profil

Poste ouvert uniquement aux titulaires de la fonction publique

1. Savoirs/diplômes :
    - Maitrise de la réglementation en matière d’état-civil et suivi son évolution

2. Savoirs faire :
    - Maitriser les fonctionnalités des outils informatiques

3. Qualités relationnelles exigées :
    - Capacités d’adaptation et de gestion de  situations conflictuelles,
    - Sens de l’initiative, réactivité et disponibilité,
    - Capacités organisationnelles, rédactionnelles, d’analyse et de synthèse,
    - Sens du contact, aisance relationnelle, sens du service public et de l’accueil.

Obligations réglementaires:
    - Connaissance de l’état civil

 

Informations
employeur

CV et lettre de motivation à déposer via l'url de redirection ou par courriel à l'attention de Monsieur le Maire :

https://recrutement.ville-clichy.fr/offre-emploi-419.html-of=10

ou

recrutement@ville-clichy.fr

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Responsable du service population, Officier d'état-civil, Directeur de régie funéraire, Conservateur de cimetière, Conseiller funéraire, Thanatopracteur, Maître de cérémonie, Opérateur de crémation, Gardien de cimetière, Fossoyeur-porteur
Localité : Hauts-De-Seine