Gestionnaire des formations

Gestion administrative
▪ Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée
▪ Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d'étudiant des stagiaires inscrits en formation continue
▪ Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargements mensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement
▪ Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs
▪ Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation des demandeurs d'emploi inscrits sur la plateforme dédiée
▪ Enregistrement de l'ensemble des documents administratifs dans les dossiers partagés dédiés
▪ Veille documentaire de l'arborescence des fichiers partagés dans le cadre de la démarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers
▪ Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d'administration des formations
▪ Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le service communication et les assistantes en ingénierie de formation
▪ En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager
▪ Préparation et suivi du rétroplanning de l'offre de formation
Gestion financière
▪ Facturation des contrats de formation des stagiaires de l'institut d'enseignement à distance aux échéances prévues
▪ Suivi du protocole de recouvrement, relances de factures et constitution des dossiers de mise en recouvrement ; alimentation des fichiers de suivi financier
Gestion Logistique
▪ Ouvertures de formation : suivi de la reprographie des dossiers d'accueil, préparation des goodies, réservation de coursier
▪ Sessions d'examens, reproduction des sujets, préparation des copies d'examen et brouillons, préparation des PV de soutenances et des PV de lectures de mémoires
▪ Participation aux réunions de service et aux ouvertures de session de formation
▪ Relevé du courrier et ouverture de salles

CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE
▪ Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de l'université
▪ Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue
▪ Connaître la diversité des publics en formation continue
▪ Connaître les outils de gestion et d'administration des formations
▪ Connaître les outils de bureautique et de communication
Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation