UNIVERSITE PARIS SACLAY

Gestionnaire des Etudes Doctorales H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 26/06/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Missions :

Fonction : Gestionnaire des Etudes Doctorales
Métier ou emploi type* : adjoint en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
BAP : J
CDD
Affectation
Administrative : UFR des Sciences - Orsay
Géographique : service des études doctorales , Orsay
Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :
Inscriptions, réinscriptions, organisation des soutenances et délivrances des diplômes de DOCTORAT et du diplôme d’HABILITATION A DIRIGER DES RECHERCHES des Graduate Schools dans le périmètre de la Faculté des Sciences

Missions principales de l’agent : 
L’agent vient en renfort des 3 agents et participe aux différentes missions du service. Elle est sous la responsabilité directe de la Responsable de Service :

Gestion des inscriptions et des réinscriptions administratives en doctorat dans la base ADUM :
-    Vérification des documents exigés pour l’inscription et des cas particuliers (cotutelle,…)
-    Gestion des paiements des droits d’inscription à Paris Saclay
-    Validation pour Paris- Saclay dans la base ADUM
-    Edition du certificat de scolarité et de la carte d’étudiant

Organisation et gestion administrative des soutenances de doctorat dans la base ADUM 
    Organisation de la soutenance Vérification et validation des données pédagogiques enregistrées dans la base ADUM
    Vérification de la conformité des documents en vue de la soutenance et transmission à la Présidence de Paris Saclay
    Réception des rapports préliminaires à la soutenance
    Envoi des convocations officielles et des ordres de missions aux membres du jury
    Vérification de la conformité des documents après soutenance et des dépôts légaux à la bibliothèque
    Validation des résultats dans la base ADUM en vue de la délivrance du diplôme
    Réception et vérification des diplômes aux doctorants (procédure Paris Saclay)
    Remise ou envois des diplômes aux doctorants (procédure Paris-Saclay)
    Participation à la cérémonie officielle de remise des diplômes organisé par Paris-Saclay
En lien étroit avec les directeurs, directeurs adjoints et assistantes pédagogiques des Ecoles Doctorales du périmètre Graduate Schools Faculté des sciences, la Maison du Doctorat, la Bibliothèque, les directeurs de thèse.

HABILITATION A DIRIGER LES RECHERCHES

Gestion des candidatures de la Faculté des Sciences permettant d’être candidat à l’accès au corps des Professeurs d’Université
Inscriptions dans le logiciel APOGEE. Constitution des dossiers pour la soutenance : vérification des documents, envoi des convocations, mise à la signature présidence. En lien étroit avec les conseillers HDR. Nombreux échanges avec les candidats

-    Accueil et réponses aux différentes demandes de renseignements et d’attestations

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
Notions de base sur le fonctionnement de la Recherche et de l’enseignement supérieur
Connaître les structures spécifiques de la Faculté, de l’Université Paris Sud et de l’articulation avec Paris Saclay
Connaître la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux doctorants
Connaître les logiciels ADUM, APOGEE et les outils bureautiques courants dont Excel

Savoir-faire :
Appliquer la réglementation et respecter les procédures
Gérer la confidentialité des informations et des données
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Rendre compte

Savoir-être : 
Sens du travail en équipe
Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité)
Autonomie et sens de l’organisation dans la gestion de son champ de compétences
Adaptabilité et polyvalence
Faire preuve de résistance au stress en période de pics d’activité

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C
Conduite de projet : NON

Informations
employeur

Contacts


Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à : : nathalie.bourdieu@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature : 10/07/2020
Date de prise de fonction : 13/07/2020 ou 24/07/2020
 

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Domaine/Métier : Directeur du développement, Chef de projet développement, Chef de projet tourisme, Chargé de la prospective, Chargé d'études, Développeur économique, Agent de développement, Chef de projet Europe, Responsable en ingénerie transfrontalière, Responsable des relations internationales, Manager de commerce
Localité : Essonne