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Gestionnaire administratif et logistique h/f

ECOLE NORMALE SUPERIEURE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 24/07/2020
  • Salaire : De 20 000€ à 30 000€

Employeur

Créée en 1794, l'École normale supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.
L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le département de chimie de l’Ecole Normale Supérieure est une structure d’enseignement et de recherche implantée sur 5000 m², comptant environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires…) relevant de l’une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI.
La structure de recherche est organisée au sein de trois UMR (8640 PASTEUR, 7203 LBM, 2000 IMAP et de deux fédérations de recherche. L’ENS héberge par ailleurs la gestion d’un domaine d’intérêt majeur le DIM « Réseau d’excellence en Sciences des Solides Poreux » ou « Respore ».

 

Poste

Missions :

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante en appui à la direction du département ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information ; informer et orienter, dans leurs démarches, la communauté́ du département.


PLACE DU POSTE DANS L’ORGANISATION :

Ce poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction du département de chimie via la responsable administrative et financière


SPECIFITES DU POSTE :

Confidentialité des informations traitées
Contraintes horaires possibles


CHAMPS DES RELATIONS

- En interne : ensemble de la communauté́ du département (chercheurs, enseignants-chercheurs et assimilés, normaliens élèves et étudiants, personnels supports, …), services centraux de l’ENS.
- En externe : visiteurs, invités, fournisseurs, prestataires, services administratifs des autres tutelles, ...


ACTIVITES ET RESPONSABILITES :

- Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, pédagogique, RH, logistique …)
- Assurer la gestion administrative du département en appliquant les procédures dédiées et la règlementation imposée
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Mettre en oeuvre la procédure d’accueil des nouveaux arrivants
- Créer, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, comptes rendus, ...) les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales et écrites, suivre et relancer les interlocuteurs internes ou externes
- Mettre à jour l’intranet du département et intégrer de nouveaux contenus - Mettre à jour le site internet et mettre en forme des communiqués
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion - Classer et archiver des documents administratifs, financiers et RH (archivage numérique)
- Mettre en oeuvre les recrutements sur le plan administratif
- Faire le lien entre les UMR et les services centraux - Assurer le soutien logistique du département (courrier, colis, gestion des stocks, fournitures, organisation de manifestations, ...)
- Assurer la gestion des réservations de salles du département et autres

Profil

COMPÉTENCES


Diplôme règlementaire exigé : Baccalauréat minimum requis
Domaine de formation souhaité : Gestion administrative
Connaissances :
- Connaissance de l’enseignement supérieur français
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de document
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Méthodologie de la logistique
- Techniques de communication orale et écrite
- Anglais : A1 à A2
Compétences opérationnelles :
- Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers et concevoir des tableaux de bord
- Communiquer à l’oral et à l’écrit en faisant preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles - Maitriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Travailler en équipe
- Enregistrer et classer des documents (archivage numérique)
Compétences comportementales :
- Sens de l’organisation
- Sens relationnel
- Rigueur/Fiabilité
- Réactivité

 

Date de disponibilité : Septembre 2020

Temps de travail : 100% Poste ouvert aux contractuels (CDD 4 mois dans un premier temps – Rémunération mensuelle brute comprise entre 1673€ et 1897€ selon grille et expérience)

Lieu de travail : 24, rue Lhomond 75231 PARIS Cedex 05

Tous les postes proposés par l’ENS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations
employeur

Adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à l’attention de Nathalie Etienne, responsable administrative et financière au département chimie et du service de recrutement de l’ENS

Mail : rh.chimie@ens.psl.eu

copie : recrutement-srh@ens.fr