Gestionnaire administratif de scolarité F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Au sein de la faculté des Lettres, la Direction de la Formation et de la Scolarité exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée au niveau facultaire en matière de formation pour les cursus Licence et Master ainsi que les Diplômes d’Université.
Elle anime et réalise les opérations de scolarité concernant le public étudiant : inscriptions administratives, préparation et suivi de la session initiale des examens, délivrance des relevés de notes et des diplômes. Elle accompagne les représentants des composantes de la Faculté, enseignants et administratifs, dans leurs activités de formation et de scolarité.

Présentation du service :

Le service assure la gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiant(e)s en cursus Licence et Master, DU et Préparation aux concours de l’enseignement. Il a pour mission d’’accueillir, informer et orienter le public sur toute question ayant trait à l’admission et à la scolarité des étudiant(e)s français(es) et étranger(ère)s, d’accomplir toutes les opérations administratives et préparatoires aux décisions pédagogiques aboutissant à l’admission des candidat(e)s, à l’inscription de Bac + 1 à Bac +5, en relation avec les UFR, le Rectorat, les autres universités françaises (étrangères éventuellement), de coordonner la collecte et l’archivage des dossiers des étudiant(e)s inscrit(e)s.

Localisation : 1 rue Victor Cousin, 75005 Paris

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

Libellé de Fonctions : Gestionnaire administratif(ve) de la scolarité au Service des Admissions et des Inscriptions Administratives

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne

BAP : J-Gestion et pilotage

Activités principales :

• Assurer le paramétrage des applications (E-candidat, Parcoursup)
• Gérer les candidatures d’admission, vérifier la complétude des dossiers de candidature et en assurer le suivi ;
• Enregistrer les inscriptions administratives dans la base Apogée ;
• Assurer la fiabilité des données, le suivi des admissions, des inscriptions et les transferts départ ;
• Accueillir et renseigner le public, les étudiant(e)s, en présentiel, par mail ou par téléphone
• Former et encadrer les vacataires ;
• Assurer les relations avec les partenaires extérieurs au service (Lycées partenaires)
• Assurer une polyvalence au sein du service.
• Participer aux opérations de comptabilité (clôture de la journée comptable, traitement des fichiers CB Web…).

Le cas échéant autres activités du poste :

• Vérifier les dossiers d’admission et d’inscription, leur recevabilité, les pièces justificatives ;
• Enregistrer l’étudiant(e) dans la base informatique Apogée et éditer bulletin de versement et/ou certificat de scolarité ; éditer la carte étudiante ;
• Encaisser les droits d’inscription ;
• Enregistrer dans Apogée tout changement de la situation des étudiant(e)s ;
• Lors des remontées SISE ou CVEC, rechercher et traiter toutes erreurs ou omissions signalées par le ministère ou par le CROUS ;
• Archiver les dossiers des étudiant(e)s non réinscrit(e)s ;
• Participer aux opérations annuelles de préparation des inscriptions pour l’année suivante ainsi qu’au bilan d’activité du service

Encadrement : Non

Conditions particulières d’exercice :

• Disponibilité demandée en période de forte activité particulièrement en juillet et septembre.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université ;
• Réglementation applicable à la Scolarité ;
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint …);
• Connaissance des logiciels Apogée, E-candidat, Parcoursup, Etudes en France;

Savoir-faire :

• Capacité à planifier son travail ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie ;
• Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer ;
• Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
• Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;

Savoir être :

• Bon relationnel ;
• Réactivité ;
• Disponibilité en période de forte activité (juillet-septembre) ;
• Autonomie ;
• Organisation et rigueur ;
• Sens du service public ;
• Confidentialité