[Droit privé]Responsable scolarité et communciation DU Cyber sécurité

Le.a responsable de scolarité et de communication assurera la gestion du Diplôme Universitaire « Sorbonne Cyber et Désinformation » (financement AMI CMA CampusCyber), du Master 2 IA et Gouvernance et du DU Gestion de projet IA et sécurité (financement AISorb), conduira les campagnes de communication nécessaires à la valorisation ces formations au sein de l'Université Paris 1 ainsi qu'auprès des candidats extérieurs et sera en charge du suivi de la mise en œuvre de ces formations auprès des instances de Paris 1, des financeurs des projets TalCYb et AISorb, ainsi que de l'organisation du suivi des réunions avec les partenaires de ces projets.

Activité - Gestion et suivi de la scolarité

- Organiser les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.

- Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques

- Constituer et suivre des dossiers d'habilitation des diplômes

- Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations

Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves

- Fixer les plannings d'examen

- Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copie.

- Superviser le déroulement des épreuves.

Gestion des notes et résultats

- Vérifier et saisir des notes

- Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès-Verbaux

- Éditer et délivrer des relevés de notes et des diplômes

Gérer les conventions de stage

- Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature

- Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage

- Élaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formation et de la Pédagogie

Organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidature du Master 2

- Collaborer à l'élaboration du dossier de candidature

- Organiser la commission en collaboration avec les enseignants

- Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente

Activité - Gestion des conventions avec le FCPS et Contrats de professionnalisation

- Assurer le suivi des contrats de professionnalisation en lien avec le service de l'insertion professionnelle et FORMASUP

- Création et suivi des conventions de formation professionnelle (FORMATIC)

Activité - Gestion des enseignants vacataires sur AGASSE

- Veiller à la mise à jour des bases de données

- Envoyer les dossiers de renseignements aux enseignants vacataires

- Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la règlementation

-Transmettre au SPE les fiches navette pour mise à jour dans SIHAM

- Saisir les services avec les plannings et maquettes des diplômes

- Établir un contrat et un état de paiement au service fait avec proposition d'imputation budgétaire (budget central, taxe, budget composante)

- Transmettre à la DRH des dossiers complets (contrat et état de paiement après signature)

Activité : Gestion financière

- Établir et suivre le budget

- Établir des bons de commande

- Collecter et suivre la taxe d'apprentissage

- Instruction des dossiers de financement des élèves en formation continue et contrat de professionnalisation

Activité : Valorisation des formations

- Création et Mise à jour des pages internet du site ainsi que des réseaux sociaux (LinkedIN)

- Organisation matérielle et logistique des évènements (colloques, séminaires, cérémonies de diplômes, voyages pédagogiques ...)

- Organisation de présentation des formations lors de salons

- Organisation des visites d'entreprises pour les étudiants, partenariats

- Création et mise à jour des supports de communication (courriels, livrets, brochures, goodies, logos)

- Aide à la création et au fonctionnement de communauté d'ALUMNI

Ce poste exige une parfaite connaissance des procédures, de l'offre de formation ainsi que des textes réglementaires. Avoir des connaissances générales des textes et règlementaires de la gestion des ressources humaines de la fonction publique
Avoir des connaissances générales des règles et des techniques de la comptabilité publique
Avoir des connaissances générales des stratégies et outils de communication
Avoir des capacités de communication pour assurer l'accompagnement des étudiants et de l'équipe pédagogique, en lien avec l'équipe de direction de la formation
Les « savoirs » :
- Parfaite connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures
- Connaitre les règlements de contrôle des connaissances
- Connaitre son environnement universitaire et les services transversaux
Les « savoir-faire » :
- Savoir appliquer les procédures internes
- Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information
- Maitriser les logiciels de gestion FORMATIC (Remplacée prochainement par FCA Manager, EDOF, CPF, KAIROS (Dokelio), AFDAS, AIRE 2 FORMASUP, APOGEE, E-candidat, PSTAGE, AGASSE, HYPERPLANNING, TYPO3, SIFAC et DRUPAL.
- Maitriser les logiciels WORD, EXCEL, ADOBE et CANVA
- Maitriser les stratégies de communication web et réseaux sociaux
Les « savoir-faire » comportementaux :
- Savoir être organisé, méthodique
- Faire preuve d'autonomie, d'investissement
- Faire preuve de maîtrise de soi en toutes circonstances
-Faire preuve de sens relationnel et d'écoute