Coordinateur du pôle Assemblées et actes administratifs (F/H)

Noisy-le-Grand, capitale économique de l’Est métropolitain

Noisy-le-Grand compte aujourd’hui près de 70 000 habitants répartis dans 17 quartiers historiques. Son vieux centre-ville briard cohabite avec un centre commercial régional  et un quartier d’affaires en pleine expansion. Noisy-le-Grand bénéficie d’une situation géographique et d’un cadre de vie privilégiés avec plus de 130 hectares d’espaces verts ouverts au public, auxquels s’ajoutent désormais les 280 hectares du bois Saint Martin acquis par la Ville et la Région Île-de-France en décembre 2020. Délimitée au nord par la Marne et au sud par le bois Saint-Martin, la ville est située aux portes de Paris, à 20 minutes du centre de la capitale en RER A ou E. Troisième pôle d’affaires de la région Île-de-France, Noisy-le-Grand compte environ 4 000 entreprises, dont près de 600 commerces de détail. Les sièges de plusieurs entreprises internationales y sont implantés.

Noisy-le-Grand offre des parcours scolaires riches et variés grâce, notamment, à son collège et à son lycée international et à sa proximité avec l’université Gustave Eiffel (anciennement Paris Est Marne-la-Vallée).

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Adjoint des Affaires Juridiques et des Assemblés, vos missions principales sont les suivantes :

• Seconder et soutenir le Directeur Adjoint des Affaires juridiques et des assemblées
• Assurer la bonne préparation des séances du Conseil Municipal et vérifier la régularité juridique des actes de la collectivité notamment ceux soumis à l’approbation de l’assemblée délibérante
• Veiller à la modernisation régulière des procédures et à l’amélioration constante de la qualité des actes produits

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Sous l’autorité du Directeur Adjoint des Affaires Juridiques et des Assemblées :

• Assister et seconder le Directeur Adjoint des Affaires juridiques et des Assemblées, dans l’encadrement et l’animation du pôle assemblées et actes administratifs, contribuer à la préparation et à l’exécution du budget du pôle
• Participer à la supervision et à l’organisation des séances du Conseil Municipal et participer à la tenue de celles-ci
• Participer à la préparation, à la rédaction, au recueil, à la centralisation et au  contrôle des autres actes administratifs de la collectivité (décisions et arrêtés) soumis à l’autorité territoriale ou aux instances locales
• Accompagner la modernisation des outils et procédures de gestion et de production des actes administratifs en concevant et menant à terme un projet de déploiement d’un logiciel métier, participer à la formation des utilisateurs, assurer l’administration fonctionnelle de l’outil,
• Préparer et rédiger, recueillir, centraliser et contrôler les projets de rapports, notes de synthèses et délibérations en vue de la tenue des séances du conseil municipal
• Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux du Conseil Municipal
• Apporter assistance et conseil aux services municipaux en matière d’élaboration et de rédaction des actes administratifs
• Effectuer une veille réglementaire et juridique et participer à la sécurisation administrative et juridique des documents administratifs
• Garantir les procédures, le circuit et la diffusion applicables aux actes administratifs
• Organiser et maîtriser la procédure d’élaboration et assurer l’entrée en vigueur des actes administratifs (télétransmission au contrôle de légalité, publications, notifications)
• Répondre aux demandes de communication des actes administratifs en qualité de PRADA : appréciation du caractère communicable des actes et gestion de la procédure de diffusion
• Veiller à la bonne tenue des registres de délibérations et l’établissement des recueils des arrêtés
• Associer et informer le Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées sur les outils, les procédures, les échéances du pôle assemblées et actes administratifs
• En cas de nécessité, requérir les moyens et effectifs de la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées pour assurer la continuité des missions du pôle

Sous l’autorité du Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées :

• En cas de nécessité, sur réquisition du Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées et/ou du DGA en charge du développement de la qualité de l’accueil, de la proximité et de la culture, participer aux travaux, missions et actions du pôle affaires juridiques avec les moyens adaptés
• Assurer la suppléance et l’intérim du Directeur Adjoint, en cas d’absence ou d’empêchement
• Participer aux réunions du pôle juridique, prendre connaissance des procédures, échéances, outils

Conditions particulières d’exercice :

• Disponibilité en soirée et mobilité

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation des services municipaux
• Connaissance des procédures administratives internes
• Connaissance du droit administratif et du droit des collectivités locales

Compétences techniques ou savoir-faire :

• Maîtriser l’outil bureautique et l’utilisation des logiciels : Word, Excel, Outlook, Sedit Marianne finances
• Savoir travailler en équipe et impulser une cohésion d’équipe
• Apporter assistance et conseils aux élus
• Veiller au respecter des délais et mettre en œuvre une planification
• Savoir établir des priorités et faire face avec diligence au caractère urgent des problématiques posées
• Montrer des qualités et une aisance rédactionnelles

Aptitudes :

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Dynamisme et efficacité
• Disponibilité
• Management, animation et pilotage d’une petite équipe