Chef-fe de cabinet de la présidence de l'université H/F

UNIVERSITE PARIS 8  |  Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : A
  • Date de publication : 27/07/2021
  • Valable jusqu'au : 27/09/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

- 23935 étudiants,

- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités

- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.

- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans

- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.

Poste

Missions :

 MISSION DU CABINET DE LA PRESIDENCE

Le cabinet de la présidence de l’université intervient en appui de la présidente de l’établissement et de son équipe pour contribuer à l’élaboration et la mise en œuvre de la politique de l’université. Pour cela, il veille à rendre lisible cette stratégie en interne comme en externe, Il est en relation avec l’ensemble des services et des composantes de l’université mais aussi avec la région académique, les différents services de l’Etat, les collectivités territoriales et les partenaires.

Le cabinet est composé de 3 personnes : le (la) directeur(trice) de cabinet, le chef de cabinet et une assistante.

Le service de communication est placé sous l’autorité du (de la) directeur(rice) de cabinet.

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Au sein de l’équipe présidentielle (VP et chargés de mission, membres du cabinet), sous l'autorité du directeur/de la directrice de cabinet, le/la chef de cabinet occupe les fonctions de conseiller/ère technique et politique et contribue à l’encadrement du secrétariat de la présidence. Il/elle supervise la gestion de l’agenda de la présidente et veille à sa représentation. Il/elle participe à la conduite stratégique du projet d’établissement en collaboration avec les élus et les services administratifs de l’université

Gestion de l’agenda de la présidente :

  • Veiller à l’organisation de l’agenda de la présidente (gestion des rendez-vous et invitations- préparation des notes et documents utiles) en lien avec le directeur/la directrice de cabinet et assisté.e de l’assistante de direction
  • Superviser la planification des réunions institutionnelles en collaboration avec la direction générale des services et la coordination des conseils (ordre du jour et préparation des dossiers afférents)
  • Coordonner, en lien avec les vice-président.e.s et les chargé.e.s de missions la gestion de la représentation de la présidente

Supervision du fonctionnement du secrétariat de la présidence

  • Coordonner la gestion et le suivi de la correspondance de la présidente
  • Coordonner les évènements organisés par la présidence
  • Contrôler la gestion et le suivi budgétaire du service
  • Contribuer au contrôle des documents soumis à la signature de la présidente

Assurer le suivi des relations avec les instances, les composantes et les services de l’université :

  • Traiter les affaires courantes ;
  • Assurer un lien entre l’administration et la présidence de l’université en lien avec le directeur/la directrice de cabinet
  • Traiter les dossiers après répartition à l’issue de la réunion hebdomadaire du cabinet.

Participer à la coordination et au suivi de l’activité de l’équipe présidentielle.

Participer à l’élaboration de la communication de la présidente et au suivi de la communication de l’université. Superviser l’organisation d’événements spécifiques.

Rédiger des notes de synthèses, courriers, discours de la présidente. Préparer des notes de contexte et éléments de langages.

LIENS INTERNES ET EXTERNES

En interne : Equipe présidentielle : Présidente, vice-présidents, chargés de missions, direction générale des services, services centraux et communs de l’université, composantes et instituts, la ComUE Université Paris Lumières.

En externe : Direction générale de l’enseignement supérieur, services académiques, conseil régional, conseil départemental, Ville de Saint Denis, Campus Condorcet, préfecture

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Cet emploi est soumis à une forte activité toute au long de l’année et également à des pics d’activité et requiert une très grande disponibilité, un sens de l’initiative et une réelle réactivité et capacité d’adaptation afin de pouvoir répondre à des situations urgentes.

Profil

CONNAISSANCES REQUISES

Le/la chef(fe) de cabinet devra avoir une bonne connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche ainsi que des circuits de décision de l’université. Il devra avoir une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement local.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES

Sens du dialogue et de la négociation

Capacité managériale, organisationnelle et de coordination

Capacité de synthèse, d’analyse et d’expertise

Sens de l’anticipation

Savoir travailler en équipe élargie

Excellentes compétences rédactionnelles

Rigueur et discrétion

Loyauté

Informations
employeur

Pour faire acte de candidature, envoyez CV et lettre de motivation à :

- Madame la présidente de l’université : pres@univ-paris8.fr

- Sylvie MAZINGHIEN, Chargée de recrutement – sylvie.mazinghien@univ-paris8.fr

Date limite de candidature : 30 août 2021

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Domaine/Métier : Directeur général d'établissement public, Directeur général adjoint, Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Cadre de direction des services centraux
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