Chef de bureau scolarité du collège Sciences et Technologies (collège ST) F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : TALENCE
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 28/07/2021
  • Valable jusqu'au : 28/09/2021
  • Code postal : 33400
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université innovante. 

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années, l’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

L’université de Bordeaux fonde la qualité de ses diplômes sur des programmes de formation inspirés par une recherche au meilleur niveau et un apprentissage centré sur l’acquisition de compétences. Elle s’applique à rendre l’étudiant acteur de sa réussite et de son futur, en lui procurant des opportunités diversifiées d'apprentissage. Elle mène une stratégie de formation où enseignants et étudiants sont engagés à imaginer ensemble de nouvelles approches pédagogiques, en prenant appui sur un environnement diversifié. 

Le collège ST a pour mission d'élaborer et de coordonner la politique de formation initiale et tout au long de la vie dans le domaine des sciences et technologies, en concertation avec les autres structures concernées et de porter cette politique auprès des instances centrales de l'université.
Il participe ainsi à l'élaboration de la politique générale de formation de l'établissement, à la coordination de l'orientation et de l'aide à l'insertion professionnelle des étudiants ainsi qu'à la promotion, le développement des formations internationales et la mobilité des étudiants.
Le collège participe au dialogue de gestion avec le niveau central pour assurer les moyens financiers, humains, logistiques et patrimoniaux nécessaires à la réalisation de ses missions. Il répartit entre les composantes et les services administratifs décentralisés les moyens alloués par le conseil d'administration de l'établissement dans ce cadre.
Le collège assure l'articulation formation recherche avec les départements de recherche associés, il participe à la diffusion de la culture et de l'information scientifique et technique ainsi qu'à la mise en œuvre de la vie de campus sur les différents sites du domaine sciences et technologies en lien étroit avec la politique de l'établissement.
Afin d'assurer ces missions, le collège s'appuie sur des composantes internes (unités de formation et départements transverses), des services ainsi que sur les personnels qui y sont affectées.

Le Service de la Scolarité met en oeuvre la politique du Collège Sciences et Technologies dans le domaine de la scolarité. Le service apporte son concours au Directeur et à la RAF du collège dans l'appui, la coordination et le suivi de dossiers en lien avec l'offre de formation.
Le service, en coordination avec le Collège, le Département Licence, les Unités de Formation et le Service de formation Continue, assure le bon déroulement des procédures administratives permettant la gestion de la scolarité des étudiants : admission, inscription, organisation des examens, progression des études et diplômation. Le service est en forte interaction avec les autres structures du collège (direction, département licence, formation continue, secrétariats pédagogiques des UF) ainsi qu'avec les services centraux de l'établissement (DFGC, MAOIP, Vie universitaire, DRI, DSC).
Le Service de la Scolarité est composé de trois bureaux.
Le bureau « Admissions, inscriptions administratives » a en charge les campagnes de recrutement des étudiants et leur suivi ainsi que les inscriptions administratives des 8 000 usagers.
Le bureau « Organisation des examens et gestion des salles » a en charge le suivi des modalités de contrôle des connaissances, l'organisation des examens terminaux de Licence et Master, la publication des résultats et l'affectation des enseignements dans les locaux du collège.
Le bureau « Gestion des stages » a en charge la vérification réglementaire des conventions des stages.

Poste

Missions :

Cet appel à candidatures concerne 1 poste à pourvoir au sein du service de la scolarité :

  • Chef-fe bureau «Admissions, inscriptions administratives»

Organiser et assurer le bon déroulement des admissions, des inscriptions administratives de tous les étudiants inscrits dans les cursus du collège ST.

Bureau Admissions :

- Gérer l'activité du bureau
- Assurer la coordination des admissions et la préparation des inscriptions administratives
- Organiser et animer les circuits d'information à destination des usagers et des personnels

Bureau Inscription :

- Informer les étudiants, actualiser les documents
- Assurer la mise à jour des pages web dédiées
- Assurer la correspondance fonctionnelle avec les différents services de l'établissement (DFGC, DRI, SFC, CFA) et les services extérieurs (CROUS, SIUMPS).
- Participer au recrutement et à la formation des vacataires et des collaborateurs du service
- Assurer le suivi fonctionnel des applications relatives à l'inscription (Apogée, ApoRDV, IA WEB)
- Organiser les calendriers de rendez-vous d'inscription
- Assurer les suivis des bourses et des remboursements
- Assurer la mise en place du dispositif d'inscription (coordination d'une quinzaine de vacataires et de deux gestionnaires (bureau stage) participant aux IA durant la période d'inscription en plus des ses quatre agents)
- Mise en place de procédures et suivi de la facturation des étudiants à profils spécifiques
- Coordonner les inscriptions administratives avec le DUSA à Agen

.

Profil

Connaissances

- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 2 - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte

Compétences comportementales

- Rigueur /fiabilité
- Sens de l'organisation

- Sens relationnel

Informations
employeur

CV + lettre de motivation à transmettre à recrutement@u-bordeaux.fr pour le 27 août 2021, dernier délai

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