VILLE DE VITRY SUR SEINE

ASSITANT.E DE GESTION ADMINISTRATIVE COMPTABLE ET IMPRESSIONS H/F

VILLE DE VITRY SUR SEINE  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Val-De-Marne
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 16/06/2022
  • Valable jusqu'au : 16/08/2022
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Plurielle, solidaire et conviviale, Vitry-sur-Seine (95 100 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques. L’arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (future ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen) contribue à son développement.

Poste

Service : DIRECTION DE LA COMMUNICATION

Grade(s) : Rédacteur Principal 1ère Cl. ; Rédacteur Principal 2ème Cl. ; Rédacteur Territorial

Date limite de dépôt des candidatures : 8/18/2022

Missions :

Vous assisterez la responsable du service dans le pilotage des projets et des activités quotidiennes tout en superivsant les missions de ses collègues des secteurs administratifs et diffusion et tout en étant garant du suivi des engagements et des factures de la direction en lien avec la direction comptabilité.

A ce titre, vos principales missions seront:

Coordonner et planifier

  • Assister la responsable de service dans le domaine administratif et budgétaire
  • Gérer le planning d’affichage des supports de communication
  • Garantir au quotidien le suivi des demandes d’impression des services et des associations
  • Suivre et vérifier les prestations externes de distribution (prestataire)
  • Coordonner et suivre les plannings d’affichage du secteur Diffusion
  • Mettre en œuvre l’organisation des procédures et projets de la responsable du service
  • Assurer la supervision du secteur administratif et diffusion en partenariat avec la responsable

Comptabilité

  • Exécuter et suivre le budget en lien la responsable du service
  • Réaliser les engagements comptables des devis
  • Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et factures)
  • Vérifier les imputations comptables et les pièces (devis, factures, bordereaux des prix)
  • Participer à la préparation budgétaire
  • Traiter les relances simples fournisseurs
  • Renseigner et améliorer les outils de comptabilité
  • Participer et encoder les informations nécessaires aux bilans d’activités du service

Administratif

  • Gérer les dossiers administratifs et garantir la continuité des activités en travaillant en partenariat avec les services de la ville et de la direction
  • Encoder les congés des agents du service 754 (Sédit) en l’absence de sa collègue
  • Encoder les formations des agents du service 754
  • Gérer les commandes de fournitures pour la direction (entrée et sortie)
  • Préparer les dossiers pour les réunions en identifiant les documents souhaités

Classement et archivage

  • Réceptionner, enregistrer et vérifier les supports de communication à classer
  • Trier, classer et archiver des documents produits par la direction de la communication
  • Synthétiser et présenter les informations dans les bordereaux de versement

Accueil physique et téléphonique du public et des services

  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages pour les collègues (en absence agent d’accueil)
  • Transmettre par mail les messages aux agents de la direction
  • Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
  • Réceptionne les demandes d'impressions des services (par courrier ou en mail)
  • Accueillir des administrés, des fournisseurs et des personnes externes (en absence agent d’accueil)
  • Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations (en absence agent d’accueil)
  • Traiter le courrier arrivée et départ (en l’absence de l’agent d’accueil)

Suivi impression, affichage et distribution

  • Vérifier la livraison des supports imprimés par l’imprimerie lors de la livraison journalière
  • Solliciter le service compétent pour la validation et le contrôle qualité des documents
  • Prévenir les services de la livraison de leurs supports par mail quotidiennement
  • Relancer le secteur production concernant les documents non réceptionnés à la date butoir
  • Réceptionner, planifier et inscrire les supports de communication à afficher et diffuser sur le mobilier urbain de la ville
  • Participer à l’affichage de la communication de rue
  • Suivi et gestion de la distribution externe
  • Renseigner et suivre le bilan des impressions en binôme avec une collègue

Encadrement des agents

  • En cas absence de la chef de service, orienter les agents du service 754 dans les missions quotidiennes.

Missions secondaires :

Aider sur la constitution des DCE marchés publics

Mission ponctuelle :

Durant les périodes de congés de la responsable, elle s’assure de la continuité du service

Profil

Compétences, connaissances et qualités requises :

Compétences techniques

  • Connaissances du fonctionnement de l’imprimerie et de la diffusion
  • Connaitre et appliquer les règles administratives et comptables
  • Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques. (Coriolis,Outlook /Excel / Word/ Accurio/ Elise/Sedit) et outils collaboratifs
  • Techniques de planification et de gestion du temps
  • Garant du respect des consignes de sécurité et de la confidentialité des documents en sa possession
  • Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact).
  • Relations fonctionnelle avec l'ensemble des services de la collectivité
  • Supervision des prestataires extérieurs
  • Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
  • Encadrement agents administratifs
  • Autonomie dans l’organisation du travail

Connaissance métier :

formation initiale et professionnalisation au cours de la carrière

Qualités requises

Sens du service public

Esprit d’initiative

Être autonome et responsable

Être rigoureux

Aisance relationnelle

Avoir l’esprit d’équipe

Ecouter et analyser

Faculté d’adaptation

Réactivité / Sens de l’organisation

Sens des responsabilités

Conditions de travail et environnement :

  • Contraintes :

Amplitude de travail : 8h30/ 12h00 – 13h30 –18h

Risques visuels liés au travail sur écran

Risques psychologiques liés au stress des délais impératifs et urgence

Charge mentale

  • Conditions du poste :

Temps de travail hebdomadaire (du lundi au vendredi) : 37 heures

Congés : 33 jours / an et 91 h d’ARTT

Informations complémentaires :

Rémunération indiciaire, régime indemnitaire (RIFSEEP), prime annuelle, Comité des œuvres sociales, participation de l'employeur à la complémentaire santé.

La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.

Recrutement statutaire - poste ouvert également aux contractuels (CDD d'un an renouvelable). Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d’intérêt.

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Directeur financier, Contrôleur de gestion, Responsable de gestion budgétaire et financière, Responsable de gestion comptable, Assistant comptable et budgétaire, Coordonnateur budgétaire, Agent de gestion financière, budgétaire ou comptable, Chef d'atelier d'imprimerie, Imprimeur-reprographe, Ouvrier qualifié d'imprimerie, Opérateur pao, Agent d'accueil, Assistant de gestion financière, budgétaire ou comptable , Chargé des publics , Chef des services administratifs et financiers, Directeur administratif et financier , Responsable administratif et financier , Responsable des affaires générales , Secrétaire, Assistant comptable, Auditeur interne , Comptable, Directeur de l'administration comptable et de la gestion financière, Économiste financier, Gestionnaire administratif et financier , Gestionnaire comptable, Responsable administratif, comptable et financier, Responsable comptabilité publique, Responsable des finances , Secrétaire comptable
Localité : Val-De-Marne

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