Responsable pôle inscriptions, référent démarche qualité H/F

UNIVERSITE DE CERGY PONTOISE  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : CERGY
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 31/07/2019
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’université de Cergy-Pontoise (UCP) est membre fondateur de la Comue Paris Seine comprenant 15 établissements dont l'ESSEC. L'UCP accueille 20000 étudiants, 1700 personnels, elle est dotée d’un budget de 143,5 M € (dont 112 M€ de masse salariale). Elle comprend 8 composantes dont un
IUT, un IEP, l’ESPE de l’académie de Versailles et plus de 20 équipes de recherche. Ses locaux sont répartis sur 10 sites, 4 départements (Yvelines, Hauts-de-Seine, Val d'Oise, Essonne) et 8 communes.

Poste

Missions :

Missions :

Dans le cadre de la transformation de l'UCP en Grand établissement (avec intégration de l'EISTI), des réformes en cours (loi ORE, arrêté licence), du contrat de site 2020, des évolutions engagées dans le cadre de l'initiative d'excellence (notamment la création d'école universitaire des premiers cycles et d'université internationale de la recherche)

L'agent participe à son échelle à l'atteinte des objectifs de la direction Formation et de la Direction pilotage de l'offre de formation (DPOF), en particulier à la création d'un environnement propice à la réussite et à l'épanouissement des étudiants.

En qualité de responsable du Pôle inscriptions, piloter et mettre en œuvre l'ensemble des procédures liées aux inscriptions et réinscriptions en étroite collaboration avec la cheffe de service et la coordinatrice des inscriptions administratives.

En qualité de "référent démarche qualité" : améliorer le fonctionnement du service de la scolarité et l'accompagner dans les changements induits par la démarche qualité, en particulier service à l'étudiant, digitalisation des procédure, contrôle des recettes liées aux Inscriptions, archivage

Apporter son appui au chef de service sur les dossiers transversaux de la scolarité.

Activités :

Responsable du Pôle inscriptions :
- coordonner les activités des gestionnaires de scolarité : suivre les opérations d'inscriptions en collaboration avec la hiérarchie, superviser le suivi de l'ensemble des activités liées aux inscriptions administratives
- animer conjointement avec la coordinatrice des inscriptions, les réunions du pôle inscriptions.
- accompagner avec pédagogie les gestionnaires au quotidien, répartir les activités au sein de l'équipe inscriptions en collaboration avec le chef de service et la coordinatrice des inscriptions
- piloter en collaboration avec la coordinatrice des inscriptions, les réponses aux enquêtes ministérielles-enquêtes Sise : vérifier et fiabiliser les données requises par les enquêtes ministérielles en étroite collaboration avec la DISI pour tous les étudiants inscrits à l'UCP.
- sécuriser les remontées de la contribution vie étudiante et de campus (CVEC) en collaboration avec la DISI, les composantes, le chef de service et les gestionnaires
- sécuriser le bon fonctionnement des services numériques (PJ Web)

En tant que référent démarche qualité :
- améliorer les processus d'inscriptions au niveau financier : contrôler la cohérence inscriptions/paiement et en rendre compte. Pour les cas particuliers : proposer et concevoir des processus d'inscriptions en collaboration avec la chef de service, la direction financière et les composantes
- sécuriser le processus de mise à jour annuelle des tarifs (hors diplômes nationaux)
- sécuriser le processus de suivi des conventions.
- organiser le recrutement des emplois-étudiants pour la campagne d'inscriptions 2019 en collaboration avec le chef de service.

Aider la coordinatrice des inscriptions au paramétrage des droits d'inscription dans Apogée et réaliser les tests préparatoires

Participer aux réunions/groupes de travail liés à son domaine d'activités, aux droits d'inscription et autant que de besoin sur des dossiers transversaux

Participation à la demande du chef de service à diverses instances et commissions de travail internes (CFVU, CPM, réunion avec les responsables administratifs de composante)

Participation aux réunions externes (SISE, AMUE, SAIO ....)

Etablir les indicateurs de suivi de son activité, suivre les tableaux de bord d'activité et faire le reporting de l'activité Inscriptions

Apporter son appui aux différents pôles du service autant que nécessaire à la
demande du chef de service

Collaborer aux événements auxquels le service participe (JPO, Bienven'ucp…)

Profil

Savoirs :

Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur, de l'établissement et de ses composantes et projets et maîtriser la fonction "Scolarité"
Connaître l'offre de formation de l'établissement
Maîtriser la rédaction et l'expression orale
Présenter une aptitude à la conduite de projet et à l'accompagnement au changement
Maîtriser le cadre budgétaire et financier lié à l'activité

Connaissance approfondie de l'environnement professionnel, des instances de l'université et de sa politique de formation
Connaissances juridiques liées au domaine d'activité
Maîtrise de l'anglais bienvenue

Savoir-faire :

Maîtriser Apogée
Aider à la simplification et digitalisation des procédures
Réaliser des synthèses - Rédiger des rapports ou des documents
Concevoir des tableaux de bord et indicateurs
Savoir établir et respecter un rétroplanning
Savoir convaincre de la valeur ajoutée de la démarche qualité
Savoir se positionner en tant que « ressource »
Améliorer l'efficacité du service, utiliser la démarche qualité
Savoir gérer les priorités et rendre compte
Assurer la veille réglementaire sur son secteur d'activité
Avoir de bonnes compétences bureautiques (excel, word, power point, Apogée...)

Savoir-être :

Rigueur, fiabilité, capacité d'analyse, esprit logique, curiosité, réactivité, anticipation
Compétences organisationnelles
Sens relationnel - Savoir animer un groupe de travail
Être à l'écoute, savoir prioriser
Faire preuve de disponibilité aux périodes d'activité intense
Etre force de proposition et être autonome
Etre sensible à la démarche qualité et au service public

Informations
employeur

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de
personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

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Domaine/Métier : Responsable de l’accompagnement des élèves, des étudiants et des apprentis
Localité : Val-D'Oise