Responsable du pôle mise en qualité du flux dépenses et suivi d'exécution des marchés F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie 

Rattachée à la Direction générale de la Faculté des Sciences et Ingénierie, la Direction des Finances et des Achats contribue à l’élaboration et assure la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière de la faculté, de la préparation de son budget à son exécution, en recette et en dépense, et contribue à la définition de la politique d’achat et à sa mise en œuvre opérationnelle.

Elle comprend 21 agents répartis dans deux services : le service budget et le service gestion financière - Achat.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris

Fonctions : Responsable du pôle mise en qualité du flux dépenses et suivi d’exécution des marchés
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

Au sein de la direction des finances et des achats de la Faculté des Sciences et Ingénierie (FSI), sous l’autorité du chef du service gestion financière - achat, le titulaire du poste encadre le pôle « Mise en qualité du flux dépenses et suivi d’exécution des marchés », et intervient sur la programmation achat, le déploiement et le suivi d’exécution financier des marchés de la faculté.

Activités principales :

• Encadrer les agents en charge des différentes missions du pôle (accompagnement, formation et conseil au quotidien des gestionnaires financiers de la faculté dans l’exécution de leurs dépenses, vérification de la qualité de la saisie des dépenses (notamment les opérations liées aux frais de déplacement et les commandes effectuées par cartes achats), gestion technique du marché missions (création des comptes, etc), saisie des prestations internes, nettoyage des flux, suivi d'exécution financier des marchés, etc)
• Participer à la programmation achat, notamment à l’élaboration du plan d'action achat de la faculté (recensement des besoins, consolidation des données de la FSI) et à la préparation des documents pour le comité des achats
• Apporter les réponses de premier niveau aux questions des structures de la faculté relatives aux procédures marché
• Participer au réseau métier au niveau de l'établissement, notamment participer aux réflexions sur la mise en place des futurs marchés transversaux et assurer, en lien avec la direction des achats de l’université et les directions métier FSI, le déploiement et suivi d’exécution opérationnel au sein de la FSI de certains marchés stratégiques transversaux passés par la direction des achats
• Participer à la mise en place d’audit des structures (régies, contrôle des saisies des bons de commande, contrôle de l’archivage des pièces, etc)
• Accompagner, conseiller et former au quotidien les gestionnaires financiers des structures de la faculté (laboratoires, départements de formation et directions administratives) dans leurs actes d’achat (réseau de + de 200 gestionnaires financiers)

Autres activités :

• Autres missions pouvant survenir au gré des besoins et de l’activité du service

Encadrement : OUI - 4 B

Connaissances transversales requises :

• Organisation, environnement réglementaire et institutionnel de l’université et de ses principaux partenaires
• Finances publiques / Règles et techniques de la comptabilité budgétaire GBCP
• Maitrise de l’outil de gestion budgétaire et comptable Sifac fortement appréciée
• Connaissance du droit de la commande publique appréciée

Savoir-faire :

• Capacité à organiser son activité et à gérer les priorités pour respecter les délais
• Capacité à interagir avec les autres structures de l’université
• Capacité à diffuser les procédures et les bonnes pratiques internes
• Bonne maîtrise rédactionnelle
• Bonne maîtrise des outils informatiques et notamment d’Excel

Savoir-être :

• Sens des relations humaines et aptitude au travail en équipe
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Organisation et rigueur
• Réactivité
• Autonomie
• Capacité à rendre compte