Responsable du pôle de gestion financière de l'UFR Sciences de la vie F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • https://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation de la composante :

L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Elle compte 260 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

L’UFR regroupe trois départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie. 

Plusieurs centres de recherche et laboratoires sont associés à l’UFR : Institut de Biologie Paris-Seine, Centre de Recherche des Cordeliers, Institut du Fer à Moulin, laboratoires de l’Institut de Biologie Physico-Chimique et de l’Institut Curie.

Présentation de la structure :

L’UFR Sciences de la vie est dirigée par la Directrice de l’UFR et est pilotée par la responsable administrative de composante. Le service de la direction compte 11 agents répartit en trois pôles d’activité : pôle administratif, pôle de gestion financière et pôle d'impression et de communication numérique.

Le pôle de gestion financière assure une gestion mutualisée de plusieurs centres financiers : la direction de l’UFR, les 3 départements de formations (licence SDV, master BMC et master BIP), le Centre de Formation Pratique en Biologie.

Localisation : 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Responsable du pôle de gestion financière de l'UFR Sciences de la vie

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J – Gestion et pilotage

Mission :

Placé-e sous la hiérarchie de la responsable administrative de composante, la-le responsable du pôle de gestion financière assure des missions d’aide au pilotage et l’encadrement des activités et des agents du pôle de gestion financière de l’UFR.
Il-elle participe également à la mise en place d’une démarche qualité au sein des services de la direction de l’UFR par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d’activité.

Activités principales :

Aide au pilotage :

• Assister la responsable administrative de composante dans le domaine financier
• Conseiller les responsables des centres financiers en matière financière et comptable
• Contribuer à l’élaboration du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses
• Établir et présenter les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité
• Apporter les éléments financiers dans le cadre du processus de dialogue budgétaire
• Suivre, analyser les opérations comptables et financières
• Produire des éléments d’aide à la décision et les indicateurs liés au domaine d’activité
• Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats
• Contrôler la conformité des conventions
• Mettre en œuvre la politique d'achat en coordination avec les services centraux
• Contribuer à la mise en place d’une démarche qualité au sein des services de la direction de l’UFR
• Établir et mettre à jour les procédures internes de gestion

Encadrement :

• Planifier, prioriser et coordonner les activités des agents du pôle de façon à réaliser les missions et objectifs du pôle et à assurer la continuité de service,
• Assurer l’encadrement des agents du pôles (gérer les absences et congés, réaliser les entretiens professionnels et assurer le suivi de carrières)
• Former les nouveaux personnels
• Veiller à la mise en place, à l’organisation et à l’accès de chaque membre de l’équipe à un espace de travail partagé (dossier de travail numérique et boite mail de service)
• Contrôler les opérations comptables et financières gérées par les gestionnaires et superviser les tableaux de gestion

Interactions :

• Équipe de direction de l’UFR
• Directeurs/directrices et responsables administratif-ve.s des départements de formations, du CFPB et des autres structures gérées financièrement par le pôle
• Services centraux universitaires et facultaires (direction du budget et des finances, agence comptable, direction des finances et des achats de la faculté des Sciences et Ingénierie)
• Partenaires internes et externes (structures de recherche et formation, fournisseurs,…)

Conduite de projets :   Oui

Encadrement :    Oui      0 A ; 3 B ; 0 C

Conditions particulières d'exercice :

• Contraintes horaires liées au calendrier de gestion financière et nécessitant la présence de l’agent lors des pics d’activité.
• Fermetures de service durant la période estivale et de fin d’année.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et procédures en vigueur dans le milieu universitaire
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Règlementation financière applicable aux EPSCP
• Finances publiques
• Réglementation GBCP

Savoir-faire :

• Manager et animer une équipe : savoir déléguer, coordonner et gérer des conflits
• Gérer son activité dans un calendrier contraint
• Maîtriser les bases du logiciel SIFAC (budget, commandes, ordres de missions, factures)
• Avoir une vision pluriannuelle des budgets et des projets
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Définir des indicateurs, élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité